Excelin pyörittäminen ja tietosuojakäytännöistä murehtiminen jäivät historiaan – Suomisport toi Lahden Suunnistajat -37 digiaikaan

Lahden Suunnistajissa Suomisport otettiin käyttöön vuonna 2020. Käyttöönotto toteutettiin systemaattisesti Suomisportin pilotoinnin ja testauksen avulla. Digiloikan taustalla vaikutti halu saada ajantasaista tietoa jäsenistöstä. Ennen siirtymää seura syötti jäsentiedot rekisteriinsä käsin.

Suomisportin käyttöönotto aloitettiin yhteisen tahtotilan ja tavoitteen saattelemana.

– Tarkastelimme Suomisportin tarjoamia mahdollisuuksia ja suunnittelimme selkeän sapluunan käytön aloittamiseen. Teimme yhteisen päätöksen prosessin kulusta ja ryhdyimme toimimaan laatimamme suunnitelman pohjalta, avaa Lahden Suunnistajien varapuheenjohtaja Kristian Leppänen.

Leppänen on toiminut seuran Suomisport-prosessin vetovastuussa käyttöönoton alusta lähtien. Suomisportin tunnistettiin auttavan seuraa päivittämään jäsenrekisterinsä ajan tasalle sekä luotsaamaan ryhmien ja tapahtumien hallintaa jouhevammaksi. Samalla huoli tietosuojalakien käytännöistä siirtyi pois seuran harteilta.

– Excelin päivittäminen ja jäsenten tietojen varmistaminen on nyt jäänyt pois päiväjärjestyksestä. Samalla tietoturvapuoli hoituu automaattisesti. Seuran ei enää tarvitse käyttää ylimääräistä aikaa Excelin pyörittämiseen ja tietosuojakäytännöistä murehtimiseen.

On tärkeää varmistaa, että seuran jäsenet omaksuvat perustoiminnot

Suomisportin käyttöönottoa varten Lahden Suunnistajat perustivat viiden henkilön projektiryhmän, joka vastasi Suomisportin sisäänajon sujuvuudesta. Alustan testaus aloitettiin kahdella ryhmällä: aikuisten suunnistuskoululla ja 10–14-vuotiaiden Tsempit-ryhmällä.

Ryhmien kesken testattiin maksutoimintoja ja tapahtumailmoittautumisia.

– Kaikki sujui testiryhmissä todella hienosti, joten päätimme aloittaa jäsenistömme ja ryhmiemme siirron alustalle. Etenkin alussa oli tärkeää varmistaa, että kirjautuminen ja jäseneksi liittyminen onnistuvat kaikilta. Viestimme aktiivisesti seuraväen kanssa ja autoimme heitä tarpeen mukaan. Kun käytännöt oli saatu suurilta osin mallilleen, aloitimme laajemman Suomisportiin liittyvän tiedottamisen ja markkinoinnin.

Lahden Suunnistajissa on 320 jäsentä. Seura tarjoa toimintaa kaiken ikäisille.

Suomisportin toimintalogiikka helppo omaksua

Tällä hetkellä Lahden Suunnistajat hyödyntävät Suomisportia jäsenrekisterin ylläpitoon, ryhmien hallinnointiin, ryhmien tapahtumailmoittautumisiin ja kausimaksuihin. Lisäksi alustaa käytetään tiedottamiseen ja toteutuneiden maksujen tilitysraportointiin.

Seuran valmennuspäällikkö Aleksi Anttolainen kokee Suomisportin helpottavan merkittävällä tavalla seuran arkea.

– Alustan toimintalogiikka on todella simppeli ja se oli helppo omaksua. Omassa roolissani on tärkeää tietää, minkä verran urheilijoita harjoituksiin tai tapahtumiin on tulossa. Kun tiedämme osallistujamäärät, pystymme tulostamaan esimerkiksi oikean määrän karttoja osallistujille.

Sekä Leppänen että Anttolainen tunnistavat, että seuran yhteinen linja Suomisportiin liittymisestä on tukenut digiharppausta.

– Kun olemme tienneet miksi ja miten Suomisportiin siirrymme, olemme varmasti välttäneet monta suden kuoppaa matkan varrella. Näen tärkeäksi, että siirtymän takana on seuran päättävän tason täysi tuki. Lahden Suunnistajien hallitus seisoi vahvasti siirtymän takana. Mikäli haasteita ilmenee, on nämä helpompi selättää, kun seisomme samassa rintamassa.

Samalla Leppänen kuitenkin muistuttaa, ettei kaikkea tarvitse selvittää itse. Apua voi aina kysyä Suomisportilta, mikäli tätä tarvitsee.

– Käyttöönoton alkumetreillä kirjeenvaihto Olympiakomitean kanssa oli aktiivista. Lisäksi saimme opastusta ja ohjeistusta projektiryhmämme palavereihin. Tätä kautta hahmotimme alustan mahdollisuudet yhä selkeämmin ja siirtymä Suomisportiin vauhdittui. On hyvä muistaa, ettei kaikkea tarvitse selvittää itse.

 

Lahden Suunnistajien vinkit Suomisportin käyttöönottoon:

Hanki mukaan koko seuran tuki: siirtymä Suomisportiin on helpompi viedä läpi, kun koko seura tunnistaa tavoitteet.
Valitkaa seurasta Suomisportista vastaavat tahot.
Testaa palvelua ensin aktiivisissa ryhmissä. Pienemmissä ryhmissä testaaminen helpottaa käyttöönottoa laajemmin.
Kun alustaa on testattu, laajenna käyttöä koko seuraan.

 

Lahden Suunnistajat -37

Lahden Suunnistajat -37 riveissä liikkuu 320 jäsentä. Seura on lasten ja nuorten Tähtiseura. Seuran puheenjohtajana toimii Antti Orkola.

 

Teksti: Aliisa Varuhin

Kuvat: Kimmo Hirvonen

The post Excelin pyörittäminen ja tietosuojakäytännöistä murehtiminen jäivät historiaan – Suomisport toi Lahden Suunnistajat -37 digiaikaan appeared first on Suomen Olympiakomitea.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email

HALUAN ETTÄ MINUUN OTETAAN YHTEYTTÄ