Salpiksen matka Suomisportiin: ”Kannattaa miettiä, kuinka paljon aikaa säästyy, kun asiat hoidetaan yhdessä palvelussa”

Lentopalloseura Salpiksen matka Suomisportissa käynnistyi viime syksynä, kun seura otti ensimmäiset ilmoittautumiset ryhmiinsä Suomisportin kautta. Vaikka digiloikka voikin ennalta jännittää, uskoo Salpiksessa Suomisportista vastaava Mari Niskanen jokaisen hahmottavan Suomisportin hyödyt viimeistään palvelua käyttäessä – näin on käynyt myös Salpiksen tapauksessa.

– Jo ennen kuin seuramme otti palvelun käyttöön, oli tässä nähtävissä paljon mahdollisuuksia. Erityisesti jäsenrekisterin hallinnoinnin ja ylläpidon osalta oli tunnistettavissa merkittäviä hyötyjä; paperityö ja Excelin kanssa kikkailu jäisivät Suomisportin avulla sivuun.

Palvelun käyttöönottoa hauduteltiin Niskasen mukaan seurassa noin vuoden verran.

– Seuran hallituksen johtokunnan päätöksen myötä päädyimme hyppäämään mukaan palveluun. Ajattelimme, että ei tässä mitään voi hävitä. Näin puoli vuotta myöhemmin voin todeta, ettei mitään ole hävitty – päinvastoin.

Suomisport-webinaarit matalan kynnyksen tilaisuuksia – apua varmasti saatavilla

Päätöksen myötä Niskanen hyppäsi Suomisport-vastaavan saappaisiin ja perehtyi palvelun mahdollisuuksiin. Apua ammennettiin muun muassa Suomisportin webinaareista.

– Webinaarit olivat sisällöiltään todella hyviä ja informatiivisia. Kynnys osallistua oli matala. Kysymyksiä voi huoletta esittää ja pulmissa autetaan varmasti. Myös Suomisport-sivujen tukivideoista oli suuri apu.

Konkreettisiin toimiin ryhdyttiin perehtymisen jälkeen. Kauden käynnistymisen kynnyksellä kullekin joukkueelle luotiin omat ryhmät Suomisportiin. Tämän jälkeen seuran jäseniä ohjeistettiin liittymään ryhmiin. Ohjeita välitettiin niin viestein kuin seuran nettisivujen kautta.

– Uudesta palvelusta tiedottaminen ja seuran jäsenten ohjeistaminen on äärettömän tärkeää. Tähän haluamme panostaa jatkossa aiempaa enemmän.

Ajantasaista tietoa jäsenistä ja harjoituksiin osallistuvista

Niskasen mukaan Suomisportin merkittävimmät hyödyt ovat tähän mennessä näkyneet jäsenrekisterin ylläpidossa, ryhmiin ilmoittautumisessa ja tapahtumien hallinnassa.

– Olemme saaneet jäsenrekisterimme kerralla kuntoon ja se pysyy ajan tasalla. Saamme kausimaksut kerralla näkyviin palveluun ja voimme vain huikata jäsenillemme, että nämä ovat nyt maksettavissa. Meidän ei tarvitse huolehtia erikseen lakipykälistä tai tietosuojakäytännöistä, sillä nämä on automaattisesti huomioitu Suomisportissa. Tästä on iso apu.

Vastaavia hyötyjä Niskanen tunnistaa sekä ryhmiin että tapahtumiin ilmoittautumisen kannalta.

– Nyt tiedämme tasan tarkkaan kuinka paljon harjoituksiimme ja tapahtumiimme osallistuu. Tietoa ei tarvitse kaivaa puolta tuntia WhatsApp-keskustelujen syövereistä, Niskanen vitsailee.

– Tästä on iso hyöty esimerkiksi tilanteessa, jossa harjoituksiin tulee tuuraava valmentaja. Vaikka hän ei pääse suoraan ryhmän tietoihin, voimme välittää tarvittavat tiedot harjoituksiin osallistuvista suoraan hänelle. Pystymme nyt reagoimaan aiempaa nopeammin ja toimimaan jouhevammin.

Salpiksen toiminnassa on mukana 120 lasta ja 80 aikuista. Seura omaa Tähtimerkin lasten ja nuorten osa-alueesta.

Käyttöönotto osa-alueittain helpottaa digiloikkaa

Vaikka uuden palvelun käyttöönotto voikin jännittää, uskoo Niskanen Suomisportin sisäänajon tapahtuvan parhaiten, kun se aloitetaan osa-alueittain. Kun palvelu tunnistetaan yhdellä osa-alueella toimivaksi, on käyttöä helppo laajentaa muihin toimintoihin.

– Seuralta saatu palaute on ollut hyvää. Toki vanhoista toimintatavoista luopuminen voi olla haastavaa, mutta on tärkeää, että seurassa perehdytetään ja opastetaan palvelun käyttöön. Esimerkiksi Suomisportin tukimateriaaleista saa varmasti apua, mikäli matkaan tulee mutkia, Niskanen vinkkaa.

Myös vastuuhenkilön nimeämisen avulla siirtymä Suomisportiin voi saada osaltaan jouhevuutta.

– Seuran tahot tietävät kenen puoleen kääntyä, mikäli apua tarvitaan. Tavoitteenamme on jakaa Suomisportin oppeja laajemmin kaikille seuran tahoille, mutta alkumetreillä vastuualueiden jakamisesta voi olla apua.

Yhden palvelun taktiikka

Niskanen rohkaisee seuroja pohtimaan, kuinka paljon aikaa Suomisportin avulla voi säästää ja millä tavoin palvelu selkeyttää seuran toimintamalleja. Käyttöönottoa puoltaa Niskasen mukaan myös se, että useissa lajiliitoissa ja seuroissa Suomisport on jo käytössä. Mikäli esimerkiksi vanhempi maksaa lajiliiton lisenssin Suomisportin kautta, on hänellä jo Suomisportin käyttöön tarvittava sporttitili.

– Tästä on iso hyöty niin lajeille, seuroille, huoltajille kuin harrastajillekin. On paljon helpompaa hoitaa lapsen lisenssi ja seuran kausimaksu yhdessä paikassa. Tieto tulee välittömästi seuralle eikä vanhempien tarvitse pyöritellä monia eri palveluita harrastusmaksujen ja -ilmoittautumisten hoitamiseen.

– Kannattaa miettiä, kuinka monta työvaihetta eri tahoilta poistuu ja kuinka paljon aikaa säästyy, kun asiat hoidetaan yhdessä palvelussa. Tämä helpottaa yksittäisiä toimijoita ja varmasti tulevaisuudessa myös yli lajirajojen tapahtuvaa yhteistyötä.

 

Lentopalloseura Salpis

Lentopalloseura Salpis on hollolalainen lentopalloseura. Seurassa liikkuu 120 lasta ja nuorta sekä 80 aikuista. Seura omaa Tähtimerkin lasten ja nuorten osa-alueesta. Salpiksen puheenjohtajana toimii Mika Laurila.

 

Suomisport-webinaareilla alkuun!

Ilmoittaudu webinaareihin täällä.

 

Teksti: Aliisa Varuhin

The post Salpiksen matka Suomisportiin: ”Kannattaa miettiä, kuinka paljon aikaa säästyy, kun asiat hoidetaan yhdessä palvelussa” appeared first on Suomen Olympiakomitea.

HALUAN ETTÄ MINUUN OTETAAN YHTEYTTÄ