Read more about Suomisport’s data protection policy

Read the data processing policy

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Olympiakomitea ry
Osoite: Valimotie 10, postiosoite: 00380 Helsinki

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Sari Aro, sari.aro@olympiakomitea.fi, suomisport@olympiakomitea.fi
Osoite: Valimotie 10, postiosoite: 00380 Helsinki

3. Rekisterin nimi

Suomisport-palvelun rekisteri.

4. Rekisterin kuvaus

Suomisport on Suomen Olympiakomitean ja suomalaisen urheiluyhteisön yhteinen urheilu- ja liikuntapalvelu. Suomisport -palvelun kautta rekisteröity voi hankkia erilaisia liikunta- ja urheilupalveluja kuten kilpailulisenssejä, vakuutuksia ja seurajäsenyyksiä sekä ilmoittautua erilaisiin tapahtumiin. Henkilö hallinnoi itse omia tietojaan ja rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelijät saavat käyttöoikeuden rekisteröidyn tietoihin ainoastaan määräajaksi, rekisteröidylle ilmoitettuun käyttötarkoitukseen.

Suomisport-palveluun voidaan integroida liikuntaan ja urheiluun liittyviä palveluja. Nämä palvelut hyödyntävät Suomisportin henkilötietoja, jos henkilötietojen käsittelyyn on oikeusperuste. Esimerkiksi kilpailulisenssin henkilötietoja hyödynnetään kilpailujärjestelmässä.

KERÄTTÄVÄT TIEDOT

Rekisteröidyn omaa palvelujen hallintaa varten Suomisport-profiilin kerätään seuraavat henkilötiedot:
Kieli, nimi, henkilötunnus, kansalaisuus, Suomisport ID-tunnus, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite ja maa.
Jos rekisteröityjä haluaa tehdä hankintoja huollettavansa puolesta Suomisport-palvelussa, kerää Suomisport-palvelu huollettavan vastaavat tiedot.

5. Henkilötunnuksen antamisen perusteet ja henkilötunnuksen käyttö

Palveluun rekisteröidytään sähköpostilla tai matkapuhelinnumerolla. Henkilötunnus pyydetään rekisteröitymisen yhteydessä. Henkilötunnuksen avulla palvelu identifioi yksiselitteisesti rekisteröidyt henkilöt. Identifiointi on rekisteröityjän oma etu, sillä näin palvelu tunnistaa henkilön ja varmistaa, ettei oma henkilöllisyys mene sekaisin toisen rekisteröityjän kanssa. Henkilötunnuksen kerääminen yksiselitteiseen identifiointiin on palvelussa tarpeellista ja lainmukaista.

Suomisport-palvelun käsittelijät eivät näe eivätkä käsittele rekisteröityjen henkilötunnuksia. Henkilötunnus näkyy vain Suomisport -järjestelmän pääkäyttäjälle.

6. Henkilötietojen käsittely ja käyttö

TIETOJEN KÄYTTÖ

Suomisport-palvelun henkilötietojen käsittelijät käyttävät henkilötietoja anonymisoituna tilastotietona. Pääkäyttäjä käsittelee henkilötietoja virhetilanteiden korjaamista varten. Suomisportin tietoja voidaan käyttää anonymisoituna tilastotietona tutkimus- ja viranomaistarkoituksiin.

Suomisport-palvelu käyttää rekisteröityjän henkilötietoja informoidakseen rekisteröityneitä itse Suomisportissa tarjolla olevista liikunnallista elintapaa edistävistä asioista, tavaroista tai palveluista.

TIETOJEN VÄLITTYMINEN

Asioidessaan Suomisport-palvelussa rekisteröityjän henkilötietoja välittyy tai niitä käytetään esimerkiksi vakuutusta hankittaessa tai tietojen siirtyessä kilpailujärjestelmiin. Jokaisen tiedon siirtyminen kerrotaan rekisteröityjälle kyseisen palvelun kohdalla erikseen. Rekisteröityjälle informoidaan siten palvelukohtaisesti henkilötietojen käytöstä ja käsittelystä. Jos tietojen käyttö ei perustu muuhun oikeusperusteeseen, kysytään rekisteröityjältä erikseen suostumus tietojen käyttöön, kyseisen palvelun käyttötarkoituksen mukaisesti.

MARKKINOINTILUPA

Rekisteröity voi halutessaan antaa suostumuksensa tietojen käyttämiseen kolmansille osapuolille suoramarkkinointiin.

7. Palveluntarjoajien sitouttaminen tietosuojaan

Teknisen toimittajan Vincit Oy:n kanssa on toimitussopimus, jossa noudatetaan seuraavien sopimusten mukaisia tietoturvan ja tietosuojan sekä henkilötietojen käsittelyn ehtoja IT2015 YSE-yleiset sopimusetoja (kohta 8 ) ja sopimus IT2015 ETP-erityisehtoja tietoverkon välityksellä toimitettavista palveluista (kohdat 13 ja 14). Vincit täyttää ISO-9001 standardin. Maksupalvelujen tarjoajan, Maksuturva Group Oy:n kanssa noudatetaan maksuturvapalvelun yleisten sopimusehtojen (verkkokauppias), kohdassa 11 toiminnallisuus ja tietoturva, ehtoja sekä sopimuksen liitteessä ”Henkilötietojen käsittely Maksuturva-palvelussa” ehtoja. Suomisport-palveluiden tarjoajat eli muut rekisterinpitäjät ja käsittelijät, kuten lajiliitot ja seurat sitoutetaan sopimuksin Suomisportin tietosuojaperiaatteisiin.

Vakuutusyhtiöt tai muut palveluntarjoajat sitoutetaan sopimuksin Suomisportin tietosuojaperiaatteisiin.

8. Henkilötietojen tarkistaminen ja muokkaaminen

Palveluun rekisteröitynyt käyttäjä näkee itse omat tietonsa ja voi hallinnoida ja ylläpitää niitä. Järjestelmän pääkäyttäjä voi muokata tietoja virhetilanteiden korjaamisen yhteydessä.

9. Omien tietojen poistaminen

Suomisporttiin integroiduilla palveluilla on oikeus rekisteröityjän tietoihin kyseisen palvelun voimassaolon ajan.

Rekisteröityjän profiilitiedot jäävät Suomisport -järjestelmään. Rekisteröityjä voi muokata omia tietojaan ja/tai pyytää omien tietojen /profiilin täydellistä poistoa siirtymäajan puitteissa. Jos rekisteröityjä katsoo, ettei jatkossakaan tarvitse käyttää Suomisportin laajoja urheilupalveluja voi tietojen poistoa pyytää osoitteella: suomisport@olympiakomitea.fi. Viiden vuoden sisällä järjestelmä poistaa automaattisesti passiiviset käyttäjät.

1. Controller

Name: Finnish Olympic Committee
Address: Valimotie 10, postal address: FI-00380 Helsinki

2. Contact in matters regarding the data file

Name: Sari Aro, sari.aro@olympiakomitea.fi, suomisport@olympiakomitea.fi
Address: Valimotie 10, postal address: FI-00380 Helsinki

3. Name of data file

Data file for the Suomisport service.

4. Description of data file

Suomisport is a sports and exercise service provided jointly by the Finnish Olympic Committee and the Finnish sports community. Through the Suomisport service, data subjects can obtain a variety of sports and exercise services, such as competition licences, insurance policies and club memberships, in addition to registering for various events. Data subjects manage their own information, and the controller and processors of the personal data gain access to the data subjects’ information for a fixed period only and exclusively for the purpose indicated to the data subjects.

Services related to sports and exercise can be integrated into the Suomisport service. These services utilise the personal data contained by Suomisport if there are legal grounds for their processing. For example, the personal data contained by a competition licence are used in the competition system.

COLLECTED DATA

The following personal information is collected for the purposes of the data subject’s own service management:
language, name, personal identity code, citizenship, Suomisport ID, telephone number, e-mail address, address and country
If a data subject wishes to make purchases for a dependant within the Suomisport service, Suomisport will collect the corresponding information for the dependant in question.

5. Grounds for providing the personal identity code and the use of the code

An e-mail address or mobile phone number is used to register for the service. The personal identity code is requested in conjunction with the registration. The service uses personal identity codes to identify data subjects unambiguously. This identification is a benefit to the data subjects as it ensures that no two identities can be mixed up. Collecting the personal identity code for unambiguous identification is necessary and lawful.

The processors of the Suomisport service cannot see or process the personal identity codes of data subjects. The personal identity code is only shown to the data subject in question and the administrator of the Suomisport system.

6. Processing and use of personal data

USE OF DATA

The parties processing personal data for the Suomisport service only access the data in the form of anonymous statistics. The administrator processes personal data for the purpose of resolving error situations.

The Suomisport service uses the personal data of each registered user to inform them about any events, products or services that promote an athletic lifestyle and are offered through Suomisport.

DISSEMINATION OF DATA

When registered users access Suomisport services, their personal data is conveyed to the necessary parties. Data is also disclosed when purchasing an insurance policy or entering information into a competition system, for example. Every instance of disclosure is indicated to the registered users separately when the service in question is being used. In other words, the data subjects are informed about the use and processing of their personal data on a service-specific basis. If the use of the personal data is not based on any other legal grounds, the data subjects will be asked to provide their explicit consent in accordance with the purpose of use of the service in question.

MARKETING PERMISSION

If they wish, data subjects can provide their consent for the direct marketing activities of third parties.

7. Ensuring the commitment of service providers to data security

Suomisport has a delivery agreement with the technical supplier Vincit Oy, which complies with the agreed terms and conditions for data security and data protection IT2015 YSE general agreement terms and conditions (Section 8) and IT2015 ETP special terms and conditions for services delivered via data networks (Sections 13 and 14). Vincit meets the requirements of the ISO-9001 standard. The relationship with the payment service provider Maksuturva Group Oy adheres to Section 11 (functionality and data security) of the general terms and conditions for payment security services (online retailer) and the terms and conditions in the agreement appendix on the processing of personal data within the Maksuturva service. The providers of the Suomisport services – i.e. other controllers and processors, such as sports federations and clubs – are required to commit to Suomisport’s data protection principles by means of agreements.

Insurance companies or other service providers are also required to commit to Suomisport’s data protection principles by means of agreements.

8. Inspecting and editing personal data

Registered users can view, manage and maintain their own information. The system administrator can edit the information in conjunction with resolving failure situations.

9. Removing one’s personal data

The services integrated into Suomisport are entitled to access the information of registered users for the validity period of these services.

The profile information of each registered user will remain in the Suomisport system. Registered users can edit their information and/or request the complete erasure of their information/profile within the transition period. Should a registered user deem that they will not be needing the extensive sports services provided by Suomisport, they can request the erasure of the information by sending e-mail to suomisport@olympiakomitea.fi. The system automatically deletes passive users within five years.