Lajiliitot hyödyntävät Suomisportin tapahtumahallintaa jo kattavasti erilaisten tapahtumien kuten koulutusten, leirien ja järjestötapahtumien järjestämisessä. Kuitenkin vain kourallinen liittoja on käyttänyt Suomisportia kilpailujärjestelyiden tukena.
Suomisport tarkistaa puolestasi kilpailijan lisenssin voimassaolon
Suomisportiin luodun kilpailutapahtuman kautta on kätevä kerätä sekä kisailmoittautumiset että mahdolliset osallistumismaksut. Suurin hyöty järjestäjälle tulee siitä, että kilpailijan lisenssin voimassaolo voidaan tarkistaa automaattisesti ilmoittautumisen yhteydessä.
– Meiltä säästyy huomattavasti työaikaa, kun emme enää joudu tarkistamaan kilpailijoiden lisenssejä manuaalisesti. Jos kilpailija huomaa ilmoittautumisen yhteydessä lisenssin puuttuvan, hän voi hankkia sen sporttitilinsä kautta. Tieto lisenssin ostosta päivittyy lähes reaaliajassa myös tapahtuman ilmoittautumislomakkeelle, kertoo Ski Sport Finlandissa seurapalveluista vastaava Minna Karhu.
Alppi- ja freestylelajien liitto kokeili kisailmoittautumisten keräämistä Suomisportiin ensimmäisen kerran jo kolme vuotta sitten. Kia Ski Tourin ja freestylehiihdon SM-kilpailuiden kautta Suomisportin tapahtumat tulivat tutuksi myös seuroille. Liitto kannustaakin lajinsa seuroja hyödyntämään palvelua järjestämissään kansallisissa kilpailuissa.
Aseta maksaminen ehdoksi kisailmoittautumiseen
Myös Suomen Krikettiliitolla on kokemusta kilpailutapahtumien järjestämisestä Suomisportin avulla. Naisten pelitapahtumien ja erilaisten leiri-ilmoittautumisten yhteydessä helppo maksaminen kerää kiitosta.
– On ollut hyvä, ettei erillisten laskujen kanssa tarvitse enää puljata, vaan maksut saadaan suoraan. Siitäkin jää palveluun jälki, jos joku jättää ilmoittautumisen kesken, sanoo liiton toiminnanjohtaja Maija Scamans.
– En näe mitään syytä miksi joku ei tätä tapahtumahallintaa käyttäisi. Kehottaisin liittoja, joilla ei ole omaa ilmoittautumisjärjestelmää, käyttämään Suomisportia, jatkaa Maija.
Kalevan Kierros on kuuden kestävyyslajin – luistelu, hiihto, juoksu, soutu, pyöräily, suunnistus – vuoden kestävä kilpailu. Kaikkien näiden lajien kilpailuissa ilmoittautumiset ja osallistumismaksut kerätään Suomisportin kautta.
– Olemme ottaneet Suomisportin käyttöön vuonna 2018 tapahtumien osalta ja vuonna 2019 siirrettiin Suomisportiin myös jäsenmaksut ja kilpailumaksut. Helppous ja ajantasaisuus on meille tärkeintä. Maksut suoritetaan heti ilmoittautumisen yhteydessä, eikä ole tarvetta perintään tai muihin toimenpiteisiin enää kilpailun jälkeen, kertoo Kalevan Kierroksen puheenjohtaja Tiiu Tuomi.
Yhteishallinnalla sujuvuutta järjestelyihin
Tapahtumajärjestäjän työtä helpottaa hiljattain julkaistu uusi toiminnallisuus. Suomisportissa voi nyt kutsua toisen osapuolen hallinnoimaan kilpailutapahtumaa kanssaan. Näin esimerkiksi liitto ja seura voivat molemmat sujuvasti hallinnoida samaa tapahtumaa.
On hyvä huomioida, että yhteisesti hallinnoidussa maksullisessa tapahtumassa maksut kertyvät sille toimijalle, joka on merkitty tapahtuman järjestäjäksi. Palvelu on joustava tältä osin: liitto voi luoda tapahtuman ja merkitä seuran järjestäjäksi ja sama toisin päin. Järjestäjällä tulee kuitenkin olla voimassa oleva maksupalvelusopimus, jotta maksujen kerääminen onnistuu.
Kisatapahtuman järjestäjän muistilista
Suomisportissa useita kisatapahtumia järjestäneet Minna Karhu, Maija Scamans ja Tiiu Tuomi jakavat parhaat vinkkinsä ja huomionsa:
Luo tapahtuma huolellisesti: mieti etukäteen mitä tietoja keräät ja mitä rajauksia haluat käyttää.
Panosta kuvaustekstiin. Se toimii mainoksena tapahtumallesi.
Valitse tapahtumallesi sopivat tagit eli aihetunnisteet. Suomisportin valtakunnalliseen tapahtumahakuun nousevat kaikki julkiset tapahtumat.
Asiakaspalvelu käytön tukena
Suomisportin tapahtumahallinnan toiminnallisuudet ovat monipuoliset ja palvelu taipuu moneen. Asiakaspalvelutiimi auttaa mielellään niin liittoja kuin seuroja luomaan juuri omaan tarpeeseen sopivan kilpailutapahtuman. Asiakaspalvelu auttaa myös kaikissa teknisissä ongelmissa: suomisport@olympiakomitea.fi.
The post Suomisportin tapahtumahallinta avuksi kilpailutapahtumiin appeared first on Suomen Olympiakomitea.
