Suomen Olympiakomitea ry

9.10.2023

SERVICEBESKRIVNING AV SUOMISPORT                         

¢ ÖVERSIKT

Suomisport är motionens och idrottens egen digitala tjänst, vars användare är motionärer, idrottsföreningar och grenförbund. Tjänsten är en medlemstjänst som Finlands Olympiska Kommitté rf erbjuder sina medlemsförbund och föreningar som lyder under förbunden. På Suomisports webbläsarversion och i Suomisport-appen kan man hitta alla användbara idrottstjänster man kan tänkas behöva för att underlätta sportvardagen för motionärer, föräldrar, förbunds- och föreningsaktörer, frivilliga och tränare. Tjänsten är tillgänglig dygnet runt alla dagar på finska, svenska och engelska.

Webbläsarversionen finns på https://www.suomisport.fi.
Du kan ladda ner appen från https://apps.apple.com/tt/app/suomisport/id1485717830 (AppStore) och
https://play.google.com/store/apps/details?id=fi.suomisport&hl=fi (PlayStore).

Suomisport används genom att skapa ett personligt Sportkonto i tjänsten. Sportkontot ligger i centrum av allting: där uppdaterar var och en sina basuppgifter och där syns information om den egna motionen i realtid.
I sitt Sportkonto kan motionären hitta olika idrottstjänster: hobbyn och evenemang, träningskalendrar, avgifter, meddelanden och skräddarsydda förmåner för idrott. Tjänsten hjälper föräldrar och barn att hantera sin egen hobbyvardag oberoende av gren.

Suomisport är en nätbutik för idrottsföreningar och grenförbund, som motionärer kan använda för att skaffa idrottstjänster eller idrottsprodukter. Penningtrafiken mellan motionärer och idrottsorganisationer sköts utan fakturering i form av digitala betalningar. Med hjälp av Suomisport kan grenförbundet sälja tävlingslicenser och försäkringar samt även erbjuda olika evenemang: utbildningar, kurser och läger samt bevilja motionärerna olika emblem, det vill säga meriter. En idrottsförening kan hantera administrationen av sina grupper och lag, säsongs- och verksamhetsavgifter, medlemskap och medlemsregisterfunktioner samt evenemang.

Sporttihaku är en webbutik för tjänster i Suomisport, där alla evenemang och produkter som föreningar och grenförbund har definierat som offentliga syns. I Sporttihaku kan motionären hitta en ny hobby, anmäla sig och betala för verksamheten om föreningen/förbundet har aktiverat betaltjänsterna.

Som ett resultat av användningen av Suomisport skapas högklassig information om motion och idrott som används av grenförbund, idrottsföreningar, myndigheter och forskare.

Suomisport har inga månads-, års- eller ibruktagningsavgifter. Motionärer, grenförbund och idrottsföreningar får använda tjänsten kostnadsfritt. Vid utnyttjandet av tjänstens betaltjänster debiteras en serviceavgift per betalningshändelse.

Suomisports idrottsgemenskap produceras av Olympiska kommittén i samarbete med programvaruhuset Vincit Oyj och betaltjänstleverantören Svea Payments Oy.

¢ BETALTJÄNST

Den betalningstjänst som producerats av Svea Payments Oy och integrerats i Suomisport-tjänsten ger motionären smidiga möjligheter att betala med de vanligaste betalningssätten som finns på marknaden och underlättar märkbart grenförbundets och idrottsföreningens avgiftshantering. Betalinformationen är genast uppdaterad via betaltjänsterna som förenats med Suomisport, kreditrisker och behovet av att förhandla separat om betaltjänstavtal försvinner för organisationer som erbjuder tjänsterna (idrottsföreningar, grenförbund).

Svea Payments säkerställer att grenförbundet och föreningen säkert får in motionärernas betalningarna på sina konton. Vad gäller fakturabetalningar är samarbetspartnern Svea Inkasso Ab som vid behov driver in fakturan. Grenförbundet eller idrottsföreningen får alltid sina betalningar från Svea Payments kundkonto.

Betaltjänsten förutsätter att grenförbundet eller idrottsföreningen ingår ett separat avtal med Svea Payments Oy. Ibruktagandet av betaltjänsten är avgiftsfritt för grenförbund och föreningar. Se en separat beskrivning (på finska) av betaltjänsten här.

¢ SUOMISPORT FÖR GRENFÖRBUND

Med hjälp av Suomisport kan grenförbundet sälja tävlingslicenser och försäkringar samt även erbjuda olika evenemang: utbildningar, kurser och läger samt bevilja motionärerna olika emblem, det vill säga meriter. Lagförbundet administrerar sina egna tjänster i tjänsten: licenser, försäkringar, evenemang samt idrottar- och motionärsuppgifter och meriter som tillhör dessa. Tjänsten omfattar stödfunktioner i anknytning till ovan nämnda huvudfunktioner, såsom rapportering och öppna gränssnitt för integration.

Suomisport/Finlands Olympiska Kommitté fungerar som försäkringsombud för grenförbundens försäkringar hos OP Pohjola. Suomisport är nära integrerat med OP:s försäkringssystem. Då överförs uppgifterna om förbundets försäkringsskydd som motionären skaffat automatiskt regelbundet till försäkringssystemet. Utöver detta har Pohjolas ersättningshandläggare en begränsad insyn direkt i Tjänstens försäkringsuppgifter. I rollen som försäkringsombud ansvarar Suomisport tillsammans med grenförbundet för att motionären har informerats om försäkringarna och dess villkor och att dokumenten är aktuella och korrekta. Motionären ser försäkringsdokumenten genom att klicka på försäkringskortet på sitt eget Sportkonto.

SUOMISPORT FÖR IDROTTSFÖRENINGAR

Med hjälp av Suomisport kan idrottsföreningen på ett behändigt sätt administrera vardagsfunktionerna i sin förening från ett och samma ställe. I föreningarnas tjänster sköts administrationen av grupper och lag, säsongs- och verksamhetsavgifter, olika medlemsfunktioner, evenemangsanmälningar samt andra funktioner i anslutning till dessa. I tjänsten kan man kommunicera med idrottsföreningens medlemmar och granska olika rapporter om verksamheten.

Dessutom erbjuds idrottsföreningen redskap för att utveckla föreningens kvalitet, det vill säga webbtjänsten Tähtiseura-föreningen och UKM:s tjänst för att ansöka om understöd. Föreningen kan också köpa licenser och försäkringar för sitt eget grenförbund för en större grupp av föreningens hobbyutövare och medlemmar.

I Suomisport administrerar idrottsföreningen sina egna tjänster och ansvarar själv för behandlingen av personuppgifter och villkoren för annullering och retur av sina tjänster. Suomisport stöder föreningsverksamheten enligt dataskyddslagen och föreningslagen. I tjänsten är idrottsföreningens medlemshantering och verksamhet avskilda från varandra. Verktygen för medlemshantering har byggts enligt föreningslagen.

Ibruktagandet av tjänsten omfattar inga fasta månads- eller årsavgifter, förpliktelse eller tidsbestämda avtal för idrottsföreningen. För mer omfattande användning krävs aktivering av Svea betaltjänst som beskrivs ovan.

¢ ANVÄNDNING AV SUOMISPORT: MOTIONÄRER

Tjänsten används via en internetanslutning med en webbläsare eller telefonapp, där man skapar ett personligt Sportkonto och ett Sport-ID i tjänsten. Sportkontot och Sport-ID:t ligger i centrum av allting: var och en uppdaterar sina basuppgifter och ser information om den egna motionen i realtid enligt principen My Data. Vårdnadshavare kan ansluta sina barns Sportkonton till sina egna och hantera barnens ärenden och information, allt från samma ställe.

Efter att motionärerna skapat kontot loggar de in på Suomisport antingen med sin e-postadress eller sitt mobiltelefonnummer. I samband med e-postinloggningen skickas en engångsinloggningslänk till e-postadressen som motionären anmält. Genom att klicka på länken kan användaren nå sina profiluppgifter på Sportkontot. Vid telefoninloggning får motionären en engångsinloggningslänk till sin telefon och kan nå tjänsten och sina uppgifter med länken.

Kontot grundar sig på användarens personbeteckning, vilket innebär att ingen kan skapa mer än ett (1) konto i tjänsten. Sportkontot och Sport-ID:t gör det möjligt att ansluta sig till flera olika organisationers (grenförbund och föreningar) verksamhet samtidigt. Denna princip är i enlighet med dataskyddet och säkerställer att personernas dataskydd realiseras och att den information om idrottande som samlas i Suomisport är tillförlitlig. Användningen av tjänsten förutsätter att man förbinder sig att iaktta tjänstens användningsvillkor och använda tjänsten i enlighet med användningsvillkoren.

Du kan läsa närmare (på finska) om användningen i användningsvillkoren.

ANVÄNDNING AV SUOMISPORT: ORGANISATIONSANVÄNDARE

Suomisports användare är de som administrerar grenförbundens och idrottsföreningarnas, kommunernas, städernas eller områdens register, samt de som bläddrar i, uppdaterar och hanterar uppgifterna. Varje organisationsanvändare har ett eget användarnamn och lösenord. Samfundens användare som använder Suomisport binder sig i tjänsten till användningsvillkoren för organisationsanvändare. Organisationerna ansvarar för att i tjänsten ta hand om sin egen organisations användning av den, det vill säga utse en administratör för tjänsten.

Personen som utses som organisationens administratör sköter utöver användningen av organisationstjänsten om att stödja de andra användarna i den egna organisationen. Administratören har rätt att kontrollera och hantera uppgifter i sin egen organisation. Administratören beviljar användarrättigheter till organisationens övriga användare och tar hand om att skapa, upprätthålla och radera användarnamn och användarfullmakter. När administratören upphör att vara administratören, är hen skyldig att säkerställa att administratörsrollen överförs till en efterträdare. Ytterligare ska administratören ta hand om att organisationsuppgifterna är korrekta i tjänsten och att e-postadressen finns tillagd i organisationsuppgifterna. Om uppgifterna ändras bör administratören uppdatera organisationens uppgifter i tjänsten.

Den som utses till grenförbundets och föreningens administratör ska utöver användningen av Suomisport även stöda förbundets andra användare. Administratören har rätt att granska och behandla hela förbundets eller föreningens alla uppgifter. Administratören beviljar användarrättigheter till förbundets eller föreningens övriga användare och tar hand om att skapa, uppdatera och radera användarnamn och användarfullmakter.

Registeransvariga, det vill säga tjänsteleverantörerna (så som ett förbund eller en idrottsförening), och deras personuppgiftsbiträden får användningsrätt till den registrerades uppgifter för enbart en viss tid, för det lagenliga användningsändamålet som i samband med ärendet meddelades till den registrerade. Användningsändamålet har beskrivits i den egna beskrivningen av behandlingen av personuppgifter hos varje tjänsteleverantör. Tjänsteleverantören är skyldig att informera sina egna användare av tjänsten om behandlingen av personuppgifterna. Tjänsteleverantören ska informera om avboknings- och returvillkoren i samband med de tjänster och produkter som säljs i Suomisport. Läs mer om behandlingen av personuppgifter i Suomisports beskrivning..

¢ INFORMATIONSSÄKERHET OCH DATASKYDD

Ett leveransavtal om Suomisport och ett serviceavtal gällande dess underhåll har utarbetats med den tekniska leverantören Vincit Oy. I avtalet följer man följande avtalsenliga villkor gällande informationssäkerheten och dataskyddet samt behandlingen av personuppgifter: JIT2015 AAV-allmänna avtalsvillkor (punkt 8), avtal JIT2015 Specialvillkor för tjänster som levereras via datanät (punkt 13 och 14) samt JIT2018 – allmänna villkor för behandling av personuppgifter. Vincit uppfyller ISO-9001-standarden. Serviceavtalet innehåller leverantörens förpliktelse till att övervaka systemets informationssäkerhet, och inleda omedelbara åtgärder vid ett eventuellt hot eller angrepp mot informationssäkerheten för att motarbeta hotet eller angreppet, samt eventuella utvecklingsåtgärder för att analysera situationen.y

Med betaltjänstleverantören Svea Payments Oy (näthandlaren) iakttas villkoren i punkt 10 Funktion och informationssäkerhet i de allmänna avtalsvillkoren för tjänsten samt villkoren i bilagan till avtalet.

Alla tjänsteleverantörer, det vill säga övriga personuppgiftsansvariga och personuppgiftsbiträden, förbinds genom avtalet till Suomisports dataskyddsprinciper och behandling av personuppgifter.

En extern, omfattande och teknisk bedömning av informationssäkerheten i Suomisport-tjänsten genomfördes i september 2020. Bedömningen utfördes av experterna vid Nixu Oyj, som är ett ledande företag i Finland som specialiserat sig på kvalitetsgranskningar inom informationssäkerheten. Som slutresultat av bedömningen konstaterades att informationssäkerheten i Suomisport-tjänsten är i skick och att genomförandet av systemet motsvarar de gällande kraven på informationssäkerhet. Tjänstens motståndskraft mot externa angrepp mot informationssäkerheten motsvarar nutida krav, fastän den enskilda analysen av informationssäkerheten och dess åtgärder nödvändigtvis inte skyddar mot eventuella tekniska hot mot informationssäkerheten i framtiden. På grund av detta är den externa bedömningen av informationssäkerheten hos Suomisport en kontinuerlig process som utförs med 1–2 års mellanrum, med vilken man så bra som möjligt strävar efter att ta hand om tjänstens tekniska informationssäkerhet. Den tekniska bedömningen av informationssäkerheten kompletteras med tidsbestämda juridiska bedömningar av informationssäkerheten. Bedömningarna utförs av en extern expert.

¢ UPPRÄTTHÅLLANDE OCH UTVECKLING AV TJÄNSTEN

Olympiska kommittén ansvarar i samarbete med Vincit Oy och Svea Payment Oy:s experter för tjänstens kvalitet, upprätthållande och utveckling.

Suomisport utvecklas i samarbete med motionärerna, grenförbunden och idrottsföreningarna utgående från användarnas respons och behov. Vi rekommenderar att administratören anmäler problem och felsituationer omedelbart, varvid både kundsupporten och den tekniska supporten blir medvetna om saken. För att utveckla Suomisports funktion och kvalitet ordnas regelbundna evenemang och möten avsedda för grenförbundens och föreningarnas användare.

¢ IBRUKTAGANDE

Suomisport-tjänsten kan tas i bruk omedelbart som sådan. Man kan börja använda tjänsten genom att kontakta kundtjänsten hos Suomisport per e-post suomisport@olympiakomitea.fi eller administratören hos grenförbundet eller föreningen.
Det är dock bra att gå tillväga så här innan tjänsten tas i bruk:

1. Information till medlemmarna/hobbyutövarna. Det finns material/meddelanden om Suomisports baskommunikation. I meddelandet berättas kort om att licenserna efter att den nya säsongen inleds skaffas via den nya Suomisport-tjänsten.
2. Förbundets egna beslut om licenskategorier och priser: Färdiga två veckor innan försäljningen börjar. Ska börjas i tid särskilt hos de förbund där styrelsens beslut krävs. I samband med detta är det bra att fundera över produktrepertoaren och göra den enklare så att det går så lätt som möjligt för idrottaren att skaffa en licens och så att detta belastar förbundskansliet mindre.
3. Överenskommelse om försäkringar och deras priser med OP Försäkring: Produktreferaten färdiga två veckor innan försäljningen börjar. Ska börjas i tid särskilt hos de förbund där styrelsens beslut krävs. För OP-avtalen behövs förbundets firmatecknare.
4. Avtalet med Svea Payments färdigt två veckor innan försäljningen börjar: Svea Payments kräver att förbundets officiella firmatecknare undertecknar avtalet. Olympiska Kommittén ger råd i den här frågan.
5. Skapandet av licenserna och försäkringarna i Suomisport antingen med hjälp av Olympiska Kommitténs huvudanvändare eller på egen hand. Efter detta kontrollerar Olympiska Kommitténs administratör försäkringsuppgifterna, godkänner och publicerar dem för försäljning.
6. Förbundsanvändaren registrerar sig i Suomisport-tjänsten och sedan kallar Olympiska Kommitténs administratör personen till användare för det egna förbundet.
7. Administratören/administratörerna för Suomisport och Suomisport-teamet fungerar som stöd för förbundsanvändaren i Olympiska Kommittén.

Kontakterna sker i första hand till den kontaktperson som nämns i avtalet och i andra hand via funktionen Support som finns på info.suomisport.fi.

¢ INFORMATION OM ANVÄNDNING, STÖD FÖR ANVÄNDING, FELSITUATIONER

Information om aktuella ärenden, uppdateringar och eventuella serviceavbrott ges till administratörer och motionärer på tjänstens webbplats www.suomisport.fi/sv och per e-post till adressen som angetts på Sportkontot.
På www.tuki.suomisport.fi/sv har man samlat stöd och anvisningar för användningen av Suomisport.
Olympiska Kommitténs Suomisport-kundtjänst besvarar begäran om stöd av grenförbund, idrottsföreningarnas användare samt motionärer kl. 8–16 på e-postadressen suomisport@olympiakomitea.fi. Kundtjänsten svarar på begäran om stöd i kronologisk ordning så snart som möjligt. Den genomsnittliga svarstiden är två timmar. Kontakta Suomisports kundtjänst om felsituationer snarast möjligt till: suomisport@olympiakomitea.fi