Idrottsföreningar och de personer som verkar inom dem hanterar ofta personuppgifter, betalningsuppgifter och annan känslig information om sina medlemmar och deltagare i verksamheten. Att säkerställa datasäkerhet och korrekt hantering av personuppgifter bör vara lika viktigt i idrottsföreningar som i vilken annan organisation som helst.

Eftersom många barn och unga deltar i idrottsföreningars verksamhet, måste skyddet av personuppgifter vara ännu noggrannare. Barn förstår kanske inte själva den bredare innebörden av dataskydd och informationshantering. I föreningar är det också vanligt med många frivilliga som har tillgång till personuppgifter, vilket ställer ytterligare krav på föreningen att hålla sina dataskydds- och säkerhetsrutiner uppdaterade.

I värsta fall kan bristande datasäkerhet och slarvig hantering av personuppgifter leda till dataläckor, missbruk och till och med juridiska konsekvenser. Det är tydligt att datasäkerhet är avgörande för att upprätthålla medlemmarnas förtroende, föreningens ansvarstagande, ekonomiska stabilitet och verksamhetens kontinuitet. Din idrottsförening kan undvika många risker genom att sköta grundläggande säkerhetsåtgärder och använda system som bevisats vara datasäkra.

I den här bloggen hittar du en checklista för att säkerställa att din förenings grundläggande datasäkerhetsrutiner är i ordning.

Kontrollera att din förening åtminstone förstår dessa saker:

• Tänk efter vad du publicerar och var: Särskilt när det gäller barns personuppgifter och bilder i sociala medier bör publiceringen övervägas noggrant, och tillstånd för bildpublicering bör alltid inhämtas. Var extra noggrann om det handlar om marknadsföringsmaterial eller yngre barn. Det är bra att begära skriftligt godkännande från föräldrar innan bilder publiceras.
• Granska roller och användarnivåer i föreningens system: Personuppgifter samlas ofta i olika medlems- eller verksamhetssystem som flera personer i föreningen kan ha tillgång till. Men all information behöver inte vara tillgänglig för alla. Kontrollera vem som har administratörsrättigheter och se till att användarna endast har den åtkomst som är nödvändig för deras uppgifter.
• Se till att dataskyddspolicyn är uppdaterad: Enligt GDPR är det viktigt att informera om var, hur, hur länge och för vem personuppgifter lagras. Kontrollera att din förenings dataskyddspolicy är lättillgänglig, till exempel på föreningens webbplats, och att den tydligt beskriver hur uppgifterna hanteras.
• Välj digitala tjänster och system med omsorg: Alla tjänsteleverantörer som riktar sig till föreningar tar inte hand om sin egen datasäkerhet lika väl. Se till att du känner till föreningens digitala verktyg och deras säkerhetsrutiner. Fråga leverantören när den senaste säkerhetsrevisionen gjordes och på vilken nivå.