Kalevan Kisat är sommarens största friidrottshöjdpunkt. I år ordnas tävlingarna i samarbete med Esbo IF, Espoon Tapiot, Esbo stad och Finlands Friidrottsförbund.

Evenemanget samlar cirka 800 idrottare och tränare till Alberga i Esbo den 1–3 augusti 2025, där man tävlar om finska mästerskap i 40 grenar.

Frivilliga är ryggraden i stora friidrottsevenemang

Att arrangera stora friidrottsevenemang kräver många frivilliga. Till Esbo behövs 300–400 personer för olika intressanta uppgifter. Över 200 personer har redan anmält sig.

– Vi har redan erfarenhet av att använda Suomisport vid rekryteringen av frivilliga till U23 EM i friidrott. Vi tog lärdom av det evenemanget och byggde nu upp frivilligrekryteringen i Suomisport baserat på dessa erfarenheter, berättar Reetta Montonen, ansvarig för frivilligverksamheten vid Kalevan Kisat.

Organisationsstrukturen för Kalevan Kisat skapades genom att använda funktionerna för grupper och lag i Suomisport. Organisationsstrukturen placerades som en egen sektion under Esbo IF:s huvudföreningskonto, vilket håller organisationsarbetet separat från föreningens övriga verksamhet och säkerställer att personuppgifterna endast är synliga för rätt personer inom tävlingsorganisationen.

– Det är vanligt att friidrottsevenemang involverar ett stort antal frivilliga. I Suomisport skapade vi nästan 20 olika frivilliggrupper som personer kan anmäla sig till, fortsätter Montonen.

Focus på datasäkerhet

– En stor tävlingsorganisation med hundratals frivilliga innebär också en enorm mängd personuppgifter som vi ansvarar för att hantera säkert. För oss är det av största vikt att alltid arrangera evenemang ansvarsfullt och i enlighet med datasäkerhetsföreskrifterna, säger tävlingarnas generalsekreterare Harri Lammi.

– Vi har valt Suomisport som samarbetspartner eftersom vi kan lita på att tjänsten uppfyller alla krav på datasäkerhet. Vid ett evenemang som till största delen genomförs med frivilliga är en fungerande och tillförlitlig plattform en avgörande förutsättning för framgång, förklarar Lammi.

Tips från Kalevan Kisats organisation för en lyckad frivilligrekrytering

1. Var ute i god tid: Frivilligarbete erbjuder många fina upplevelser, men eftersom människors tid är begränsad gäller det att vara ute i tid. Kalevan Kisat öppnade sin frivilligrekrytering över nio månader före evenemanget.
2. Beskriv uppgifterna tydligt: Det är lättare för frivilliga att engagera sig när arbetsuppgifterna är klart och tydligt beskrivna.
3. Erbjud konkreta förmåner: Även om frivilligarbetet är obetalt är det viktigt att berätta vad frivilliga får i gengäld. Unika upplevelser, måltider och evenemangsutrustning kan vara en stor motivationsfaktor.
4. Gör det lätt att komma med: Berätta tydligt hur man kan delta och hur anmälningen sker!