Idrottsklubben-32 (IK-32) grundades 1932 och har genom åren utvecklats från en förening med flera idrottsgrenar till en av Finlands största cykelföreningar. Föreningen samlar allt från barn i cykelskolan till motionscyklister och elitidrottare.

Den anrika föreningen siktar på stadig tillväxt

IK-32 erbjuder motions- och tävlingsverksamhet inom flera cykelgrenar, bland annat landsvägscykling, mountainbike, gruscykling och cykelcross. Bland medlemmarna finns motionscyklister, tävlingscyklister och elitidrottare. Alla kan idrotta utifrån sina egna mål.

– Vi ordnar öppna cykelturer där man kan lära känna förenigen och dess medlemmar innan man går med, säger föreningens ordförande Harri Salminen.

Föreningens aktiva ungdomsverksamhet har också bidragit till tillväxten. Medlemsantalet har ökat stadigt de senaste åren, och i somras nådde föreningen sitt mål på 300 medlemmar.

– Jag skulle vilja ge föreningen titeln som Finlands största cykelföreningen i 95-årspresent, säger Salminen.

Tillväxten visade de gamla rutinernas begränsningar

IK-32 styrelse utvärderade föreningen nuläge och fastställde målen för de kommande åren i en utvecklingsplan. Tillväxtmålen fick också föreningen att se över de administrativa rutiner som hade vuxit fram genom åren.

– När vi delade upp målet i konkreta uppgifter insåg vi snabbt att det tog för mycket tid att sköta medlemsregistret och hantera andra administrativa processer som stöder vår kärnverksamhet. Det fanns många manuella arbetsmoment, förklarar Salminen.

På styrelsemötena saknades också tydliga och regelbundna rapporter om medlemsantalets utveckling. Det behövdes aktuell information för att kunna följa upp tillväxtmålen.

– Vi kunde inte växa på ett sätt som innebar att vår administrativa arbetsbörda ökade i samma takt som vårt medlemsantal, säger Salminen.

Suomisport samlade föreningens viktigaste processer på ett ställe

IK-32 kände redan till Suomisport genom tävlingslicenserna för cykling. Efter att ha övervägt olika alternativ för hanteringen av medlemsregistret beslutade föreningen att utöka sin användning av Suomisport. Medlemsregistret, medlemsavgifterna samt anmälningarna till tävlingar och evenemang hanteras nu i samma tjänst.

I samband med övergången rensades det gamla medlemsregistret upp. De som ville fortsätta som medlemmar gick med i föreningen på nytt via Suomisport, där medlemshanteringen sker i enlighet med Finlands föreningslag.

Medlemsantalet minskade tillfälligt men har sedan dess ökat till en högre nivå än före övergången.

Suomisport stöder föreningens tillväxt

Nya medlemsansökningar hanteras nu enligt en överenskommen process. Styrelsen har fastställt arbetsgången och ansvarsfördelningen. När en ny ansökan kommer in är det därför tydligt vad som ska göras och vem som ansvarar för de olika uppgifterna.

– Suomisport hanterar och följer upp inbetalningarna av medlemsavgifter, och avgifterna går regelbundet in på föreningens konto. Processen är mycket enklare för oss än tidigare och minskar det manuella arbetet, säger Salminen.

Styrelsen har aktuell information om medlemmarna och om vilka medlemsavgifter som har betalats. Betalningshanteringen är inte längre lika beroende av en enskild person.

En lång historia behöver inte stå i vägen för förändring

Salminen uppmuntrar föreningar med lång historia att se på sina invanda rutiner med nya ögon. Ett arbetssätt som en gång var motiverat kan leva kvar utan att någon längre bedömer hur väl det fungerar.

– Det lönar sig alltid att stanna upp och fundera på vad vi gör och varför vi gör det, säger Salminen.

När man ser över rutinerna kan det vara bra att fråga sig om föreningen skulle utforma dem på samma sätt om verksamheten startade i dag.

Utvecklingsarbetet inom IK-32 fortsätter. Föreningen vill skapa en utvecklingsväg som börjar i cykelskolan och ger cyklisterna möjlighet att fortsätta som motionscyklister eller nå internationell elitnivå. Det går att komma med i vilket skede som helst. Samtidigt strävar föreningen efter att bli Finlands största cykelförening.