Oulun Voimistelijat övergick till Suomisport-tjänsten med målet att systematisera medlemsadministration och fakturering samt spara arbetstid för funktionärerna över en helhet på tre verksamhetsperioder. Övergången genomfördes på en gång och krävde ett nytt grepp av medlemsservicen. Förändringen visade sig ändå vara väl värd mödan, berättar verksamhetsledare Eeva Juola.

Oulun Voimistelijat är en aktiv förening inom motions- och tävlingsidrott med 1 200 medlemmar och den största gymnastikföreningen i Norra Finland. I över 120 år har föreningen erbjudit motionsverksamhet för alla åldrar – från barn och unga till vuxna och seniorer. Det gör föreningsarbetet både mångsidigt och krävande, särskilt när det gäller föreningens och medlemmarnas service.

När föreningen i sitt utvecklingsarbete uppmärksammade den stora arbetsmängd som säsongsanmälningar och fakturering tog i anspråk, började styrelsen aktivt söka tjänster som kunde erbjuda en smidig helhetslösning för medlemsadministration och säsongsanmälningar. Målet var ett mångsidigt tjänstesystem eller en plattform som automatiserar faktureringen och kan integreras med befintliga bokföringssystem.

Suomisport visade sig till slut vara en utmärkt lösning. Avgörande faktorer var tjänstens finskspråkighet, lämpliga integrationer samt automatiserad betalning i samband med anmälan. Enligt verksamhetsledare Eeva Juola ville Oulun Voimistelijat komma bort från fakturering via e-post och manuell uppföljning av reskontran.

– Styrelsen hade en tydlig vilja att minska arbetsbördan för kontorspersonalen. Arbetet kring fakturering och medlemsadministration har minskat avsevärt. Besparingen har varit betydande, särskilt med tanke på att vår verksamhet är indelad i tre säsonger per år och att anmälan sker separat inför varje säsong, säger Juola.

En övergång i ett steg – kommunikation i nyckelroll

Oulun Voimistelijat tog Suomisport i bruk för drygt två år sedan. Strategin var att flytta all medlemsadministration, gruppanmälningar och betalningstrafik till den nya digitala tjänsten på en gång, utan någon övergångsperiod.

Beslutet underlättades av Suomisports mångsidiga integrationer till olika bokförings- och bankprogram samt av den utmärkta kundservicen. Föreningen valde därför att genomföra förändringen utan en stegvis övergång.

– Vi bytte system i ett enda steg. Det skapade förstås stress mellan avslutningen av en säsong och starten av nästa, men enligt min mening var det ett bra beslut. Till och med Suomisports kundservice blev lite förvånade. Vi lyckades ändå genomföra förändringen tack vare det omfattande stöd och den expertis vi fick i början – helt fantastisk service, säger Juola.

Genomförandet underlättades också av god kommunikation. Oulun Voimistelijat hade egen kompetens inom kommunikation och marknadsföring, men fick även stöd från Suomisports team. Färdiga material fungerade som ett värdefullt stöd i medlemskommunikationen.

– Vi fick färdigt material för förändringskommunikationen, till exempel en YouTube-video som visade hur man skapar ett konto och hur tjänsten tas i bruk. Många upptagna människor tittar hellre än läser instruktioner. Flera färdiga mallar snabbar också upp vårt arbete avsevärt.
Juola medger att kommunikationen behövde ske i stor omfattning och via flera kanaler. Vid införande av digitala tjänster måste olika målgrupper beaktas.

Oulun Voimistelijat har specialiserat sig på att aktivera äldre motionärer, och förändringens utmaningar syntes särskilt bland seniorerna. Vissa var till och med oroliga för om de skulle kunna fortsätta med sin hobby.

– Vi bjöd in seniorerna till vårt kontor på kaffe och uppmuntrade dem att ta med sina telefoner, så att vi kunde sköta införandet tillsammans. Dessutom ordnade vi öppna Teams-träffar för föräldrar. Vi lämnade inte våra medlemmar ensamma, berättar Juola.

Kvalitet i föreningsverksamheten och nöjda medlemmar går hand i hand

Oulun Voimistelijats vision är att vara en kvalitativ och trygg aktör som erbjuder mångsidig motionsverksamhet. Verksamheten drivs av 60 instruktörer och tränare inom både tävlings- och motionsgrupper.

För att arbetet på kontoret ska flyta smidigt och belastningen på frivilliga hållas på en rimlig nivå krävs stöd av fungerande system. I och med införandet av Suomisport har pappersbaserad närvarouppföljning i olika grupper försvunnit, kalendern påminner utövarna om tränings- och motionspass och data om tränings- och verksamhetstillfällen samlas automatiskt för rapportering, till exempel vid ansökan om bidrag.

Samtidigt väger också medlemmarnas nöjdhet tungt.

– Ingen förändring accepteras omedelbart, ett visst motstånd är en del av människans natur, säger Eeva Juola med ett leende.

– Om man väger helheten är det ändå fler som är nöjda. Naturligtvis känns negativ respons tung, även om den är mindre till mängden. Det gäller att sätta den i proportion till de nöjda, vara nöjd själv och förbättra där det behövs.