Oulun Voimistelijat siirtyi Suomisport-palveluun tavoitteenaan systematisoida jäsenhallinta ja laskutus sekä säästää toimihenkilöiden työaikaa kolmen toimintakauden kokonaisuudessa. Siirtymä tapahtui kertarysäyksellä ja vaati jäsenpalveluilta uudenlaista otetta. Muutos kuitenkin kannatti, kertoo toiminnanjohtaja Eeva Juola.

Oulun Voimistelijat on 1200 jäsenen aktiivinen harrasteliikunta- ja kilpaurheiluseura; Pohjois-Suomen suurin voimisteluseura. Jo 120 vuoden ajan seura on liikuttanut kaikenikäisiä, lapsista nuoriin, aikuisiin ja senioreihin. Se tekeekin seuratyöstä kiinnostavan, mutta vaatii seura- ja jäsenpalveluilta paljon.

Kun seuran kehitystyötä tehdessä havahduttiin eri harrastekausien ilmoittautumisten ja laskutusten haukkaamaan työmäärään, johtokunta lähti aktiivisesti tarkastelemaan palveluja, joista löytyisi sujuva ratkaisu jäsenhallintaan ja kausi-ilmoittautumisten kokonaisuuteen. Toiveena oli monipuolinen palvelujärjestelmä- tai alusta, joka automatisoisi laskutusta ja toimisi rajapinnoin olemassa oleviin kirjanpidon järjestelmiin.

Suomisport oli lopulta oiva ratkaisu. Valintaan vaikuttivat suomenkielisyys, sopivat rajapinnat sekä maksujen automatisointi ilmoittautumisen yhteydessä. Toiminnanjohtaja Eeva Juolan mukaan Oulun Voimistelijat halusi pois sähköpostilaskutuksesta ja reskontran seurannasta.

– Oli johtokuntamme tahto vähentää työmäärää toimistohenkilökunnalta. Laskutukseen ja jäsenhallintaan liittyvä työmäärä väheni huomattavasti. Säästö on ollut merkittävä ottaen huomioon, että toiminnallamme on vuodessa kolme kautta ja jokaiselle kaudelle ilmoittaudutaan erikseen, kertoo Juola.

Kertarysäyksellä Suomisportiin – viestintä avainasemassa

Oulun Voimistelijat otti Suomisportin käyttöön parisen vuotta sitten. Taktiikkana oli siirtää kaikki jäsenhallinta, ryhmäilmoittautumiset ja maksuliikenne kertaheitolla uuteen digitaaliseen palveluun ilman siirtymäaikaa.

Ratkaisua vauhdittivat Suomisportin monipuoliset rajapinnat eri kirjanpidon ja pankkiohjelmiin sekä erinomainen asiakaspalvelu. Oulun Voimistelijat päätyi muutokseen ilman asteittaista siirtymistä.

– Kertarysäyksellä vaihdettiin järjestelmää. Siitä tuli tietenkin stressiä toisen kauden lopetuksen ja seuravan kauden aloituksen väliin, mutta minun mielestäni se oli hyvä ratkaisu. Jopa Suomisportin asiakaspalvelu oli hieman ihmeissään. Pystyimme kuitenkin muutokseen, koska saimme niin paljon tukea ja asiantuntemusta siinä alussa – ihan mieletön palvelu, toteaa toiminnanjohtajana työskentelevä Juola.

Muutoksen läpivientiä helpotti hyvä viestintä. Oulun Voimistelijoilla oli seurassa resurssina viestinnän ja markkinoinnin osaaja, mutta tukea tuli myös Suomisportin tiimiltä. Valmiit materiaalit toimivat oivana tukena jäsenviestinnälle.

– Saimme valmista materiaalia muutosviestintää varten, esimerkiksi YouTube-videon, jossa neuvottiin, miten tili luodaan ja käyttöönotto tapahtuu – monet kiireiset ihmiset haluavat mieluummin katsoa kuin lukea ohjeita. Useat valmiit pohjat nopeuttivat myös meidän työtämme huomattavasti.

Juola myöntää, että viestintää piti tehdä paljon ja eri kanavissa. Digitaalisten palveluiden käyttöönotoissa on huomioitava eri kohderyhmät. Oulun Voimistelijat on erikoistunut liikuttamaan ikääntyviä – muutoksen haasteet ja viestinnän tarpeet näkyivät erityisesti senioriliikkujissa. Osa huolestui jopa harrastuksen jatkumisesta.

– Kutsuimme senioreita toimistollemme pullakahveille ja kannustimme ottamaan puhelimet mukaan, jotta voimme yhdessä hoitaa käyttöönoton. Lisäksi järjestimme vapaita Teams-hetkiä vanhemmille, emme jättäneet jäseniämme yksin, kertoo Juola.

Seuratoiminnan laatu ja tyytyväisyys käyvät käsikädessä

Oulun Voimistelijoiden visiona on olla laadukas ja turvallinen liikuttaja tarjoten monipuolista liikunnanohjausta. Toiminnan pyörittämisestä vastaakin 60 ohjaajaa ja valmentajaa kilpa- ja harrasteryhmissä.

Toimistossa työn tulee sujua ja vapaaehtoisten työtaakka tulee olla maltillinen, mikä vaatii apua järjestelmiltä. Suomisportin käyttöönoton myötä Oulun Voimistelijoiden paperinen läsnäoloseuranta eri ryhmissä on poistunut, kalenteri muistuttaa harrastajalle liikuntahetkistä sekä harjoitus- ja harrastuskerroista kertyy dataa automaattisesti raportointia, esimerkiksi avustushakuja, varten.

Toisaalta puntarissa on myös jäsenistön tyytyväisyys.

– Mikään muutos ei mene kertaheitolla läpi, alun vastustus on ihmisen perusluonne, hymyilee Eeva Juola ja jatkaa pohdintaa muutoksen saamasta vastaanotosta.

–Kun panee puntariin, niin tyytyväisiä on enemmän. Tietysti negatiivinen palaute painaa paljon, vaikka sitä olisikin vähemmän. Pitää kuitenkin suhteuttaa määrä tyytyväisiin, olla itse tyytyväinen ja parantaa tarvittaessa.