Känner du igen dessa utmaningar i föreningens vardag?
När man talar om föreningars ekonomihantering handlar det ofta om system, kostnader och tekniska lösningar. I föreningarnas vardag är utmaningarna dock sällan tekniska. Oftare handlar de om tid, ansvar och om hur ekonomin är sammanflätad med den övriga verksamheten.
I samtal med föreningar återkommer förvånansvärt ofta samma situationer. Om du känner igen din egen förening i någon av punkterna nedan är ni långt ifrån ensamma.
Utmaningar i idrottsföreningars ekonomi
- Ekonomin vilar på en persons axlar
I många föreningar sköts ekonomin till stor del av en enda betrodd person. Hen vet var informationen finns, hur betalningarna hanteras och vilka dokument som behövs var. Situationen har ofta vuxit fram stegvis och av fullt förståeliga skäl.
Utmaningen handlar inte om kompetens, utan om sårbarhet. När kunskap och ansvar samlas hos en person blir vardagen tung – och verksamhetens kontinuitet kan vid förändringar bli helt beroende av just den personen. - Ekonomihanteringen tar tid
Ekonomihantering är inte föreningens kärnverksamhet, men tar ändå ofta oväntat mycket tid. Medlemsavgifter, verksamhetsavgifter samt betalningar och kontroller för läger, turneringar och resor sköts vid sidan av annat föreningsarbete och frivilliguppdrag.
När betalningar och ekonomi består av många små manuella arbetsmoment är det svårt att få grepp om hur mycket tid som faktiskt går åt. Till slut tar de tid från det som föreningen helst vill fokusera på. - Ekonomisk information är utspridd och helhetsbilden saknas i realtid
Säsongsavgifter, medlemsavgifter, utrustningsavgifter och evenemangsavgifter kommer in via olika kanaler, vid olika tidpunkter och med olika referenser – eller utan. Ofta fungerar detta “tillräckligt bra” tills något inte stämmer.
Det blir problematiskt om den ekonomiska situationen klarnar först när någon hinner uppdatera Excel eller bokföringen. Då går tid åt till att reda ut: var kom den här summan ifrån, varför saknas den här betalningen och vem har svaret?
När informationen är utspridd blir ekonomin tyngre att följa upp än nödvändigt och helheten svårare att överblicka.
Hur kommer man i gång med förändringen?
Att utveckla föreningens ekonomihantering behöver inte innebära en stor omställning på en gång. Ofta handlar det om att få betalningar, uppföljning och information att gå via samma flöde – utan onödiga manuella steg.
Med Suomisport kan föreningen hantera betalningar via nätbetalningar utan fakturering. Uppföljningen är alltid uppdaterad och medlen betalas ut till föreningens bankkonto enligt vald utbetalningsrytm. Suomisport är integrerat med de vanligaste ekonomisystemen, såsom Procountor och Netvisor, vilket gör det möjligt att styra betalningarna direkt till bokföringen.
Suomisport-partnern Rantalainen har särskild expertis inom idrottsföreningars ekonomihantering. Genom Rantalainens kostnadsfria kartläggning av ekonomihanteringen får föreningen stöd i att förstå nuläget och ta nästa steg på ett kontrollerat sätt.
Bekanta dig med Rantalainens kostnadsfria kartläggning av ekonomihanteringen.
Läs hur Badminton United automatiserade föreningens ekonomi med hjälp av Suomisport.