Tunnistatko nämä seuran arjen haasteet?
Seurojen taloushallinnosta puhutaan usein järjestelminä, kustannuksina ja teknisinä ratkaisuina. Seurojen arjessa haasteet ovat kuitenkin harvoin teknisiä. Useammin ne liittyvät aikaan, vastuisiin ja siihen, miten talous on nivottu osaksi muuta toimintaa.
Seurojen kanssa keskustellessa esiin nousee yllättävän usein samat tilanteet. Jos tunnistat alla olevasta kolmen kohdan listalta oman seurasi, et ole yksin.
Urheiluseuratalouden haasteet
- Talous on yhden ihmisen harteilla
Monessa seurassa talousasiat ovat pitkälti yhden luottohenkilön vastuulla. Hän tietää, mistä tiedot löytyvät, miten maksut hoidetaan ja mitä dokumentteja tarvitaan minnekin. Tilanne on usein syntynyt vähitellen ja täysin ymmärrettävistä syistä.
Haaste ei ole osaamisessa, vaan haavoittuvuudessa. Kun tieto ja tekeminen keskittyvät yhdelle ihmiselle, arki kuormittuu ja toiminnan jatkuvuus esimerkiksi muutostilanteessa on helposti kyseisen henkilön varassa. - Talousasioiden hoitaminen vie aikaa
Taloushallinto ei ole seuran ydintoimintaa, mutta se vie usein yllättävän paljon aikaa. Toimintamaksut, jäsenmaksut, leiri-, turnaus- ja kilpailumatkojen maksatukset ja tarkistukset hoidetaan muiden seuratöiden ja vapaaehtoistehtävien ohessa.
Kun maksu- ja talousasiat koostuvat monista pienistä manuaalisista työvaiheista, niihin kuluvaa aikaa on vaikea hahmottaa. Lopulta ne vievät aikaa juuri siltä, mihin seurassa haluttaisiin keskittyä. - Taloustiedot ovat hajallaan eikä kokonaiskuva ole reaaliaikainen
Kausimaksut, jäsenmaksut, varustemaksut ja tapahtumamaksut tulevat eri kanavista, eri aikoihin ja eri viitteillä (tai ilman). Usein tämä toimii seurassa “riittävän hyvin”, kunnes jokin ei täsmää.
Haastavaa on, jos taloustilanne selviää vasta, kun joku ehtii päivittää Exceliä tai kirjanpitoa. Silloin aikaa kuluu selvittelyyn: mistä tämä summa tuli, miksi tämä puuttuu ja kuka tietää vastauksen.
Hajallaan oleva tieto tekee talouden seuraamisesta raskaampaa kuin sen tarvitsisi olla ja vaikeuttaa kokonaisuuden hahmottamista.
Miten liikkeelle muutoksen kanssa?
Taloushallinnon kehittäminen ei tarkoita seuralle suurta remonttia kerralla. Usein kyse on siitä, että maksut, seuranta ja tieto saadaan kulkemaan samaa reittiä – ilman ylimääräisiä manuaalisia vaiheita.
Suomisportissa seura voi hoitaa maksujen hallinnan verkkomaksuilla ilman laskutusta. Maksujen seuranta on aina ajan tasalla, ja varat tilitetään seuran pankkitilille valitulla aikataululla. Suomisport on yhdistetty yleisimpiin taloushallinnon järjestelmiin, kuten ProCountoriin ja Netvisoriin, jolloin maksut voidaan ohjata suoraan kirjanpitoon.
Urheiluseurojen taloushallinnon erityispiirteet ovat Suomisport-kumppani Rantalaisen ydinosaamista. Rantalaisen tarjoama maksuton taloushallinnon kartoitus auttaa seuraa hahmottamaan nykytilannetta ja ottamaan seuraavat askeleet hallitummin.
Tutustu Rantalaisen maksuttomaan taloushallinnon kartoitukseen.
Lue, miten Badminton United automatisoi seuratalouden Suomisportin avulla.