Kotkan Taitoluistelu rf ville minska det manuella arbetet med fakturering och betalningsuppföljning, vilket belastade de frivilliga avsevärt. Föreningen började använda Suomisport 2025, och de funktioner som tidigare varit utspridda samlades på ett och samma ställe. Samtidigt blev ekonomiadministrationen mer överskådlig och de frivilliga fick mer tid över till andra uppgifter.

Kotkan Taitoluistelu rf är en förening som grundades 2013 och där nästan hundra konståkare, från treåringar till vuxna, tränar varje år. Föreningen är känd för sin starka gemenskap, sin högkvalitativa träningsverksamhet och för att man strävar efter att erbjuda varje konståkare en inspirerande utvecklingsväg som passar den egna nivån.

Oxana Vuorinen, som är föreningens kassör, känner Kotkan Taitoluistelus verksamhet ur många olika perspektiv. Hon började som styrelseledamot, var ordförande i föreningen i sex år och övergick därefter till att ansvara för föreningens ekonomi. Som kassör insåg hon hur mycket tid som gick åt till fakturering och uppföljning av betalningar.

Manuell fakturering belastade de frivilliga

Innan Suomisport togs i bruk använde föreningen ett separat faktureringssystem, där en stor del av arbetet utfördes manuellt. I början av säsongen skickades en faktura för medlemsavgiften till varje medlem, och dessutom fakturerades månadsavgiften separat varje månad. Allt arbete i samband med faktureringen utfördes av frivilliga.

– Ansvaret för ekonomiadministrationen hade i alltför hög grad hamnat på en enda person. Vi började dela upp uppgifterna mellan två personer, men helheten var fortfarande arbetskrävande och tidskrävande, berättar Vuorinen.

Föreningen började därför söka efter en lösning som skulle minska det manuella arbetet och göra betalningshanteringen mer överskådlig.

Betalningar och medlemsadministration på ett och samma ställe

När konståkningens licenser/pass flyttades över till Suomisport började föreningen intressera sig för tjänstens övriga möjligheter. Vuorinen tog kontakt med Suomisport och bad om en omfattande presentation av systemet. Presentationen visade att medlemsregistret, anmälningar och betalningar kunde skötas i samma tjänst, vilket samtidigt skulle minska det manuella arbetet varje månad.

Valet påverkades även av att Suomisport är kompatibelt med system för ekonomiadministration. Kotkan Taitoluistelu moderniserade samtidigt sin ekonomiadministration och tog i bruk Procountor. Tillsammans bildar systemen en tydligare och mer enhetlig helhet än tidigare.

– Införandet av Suomisport var både ett operativt och ett strategiskt beslut. Med hjälp av det kunde vi lätta på arbetsbördan för de frivilliga, göra ekonomiadministrationen mer enhetlig och förse föreningen med ett modernt, pålitligt och lätthanterligt system, säger Vuorinen.

Betalningsuppföljningen blev enklare och tid frigjordes

Numera hanteras Kotkan Taitoluistelus månadsavgifter, medlemsavgifter, lägeravgifter och avgifter för träningsdagar via Suomisport. Avgifterna kan läggas in i systemet i förväg för hela säsongen.

Den aktuella betalningssituationen kan ses direkt i Suomisport. När en ny medlem ansluter sig till föreningen kan personen läggas in i medlemsregistret och den aktuella avgiften kan tilldelas medlemmen direkt. Automatiska betalningspåminnelser minskar antalet glömda betalningar och behovet av att frivilliga manuellt håller reda på dem.

Konståkarnas familjer är nöjda med Suomisport

I Suomisport kan betalningar skötas via mobilen och det finns flera olika betalningssätt att välja mellan. I samma tjänst finns information om medlemskap, betalningar, anmälningar och licenser, vilket familjernas ärendehantering mer överskådlig än tidigare. I samband med införandet fick familjerna vägledning i hur tjänsten används, och sedan dess har det gått smidigt att använda Suomisport.