Kotkan Taitoluistelu ry halusi vähentää laskutukseen ja maksujen seurantaan liittyvää manuaalista työtä, joka kuormitti vapaaehtoisia huomattavasti. Suomisport tuli mukaan seuran toimintaan vuonna 2025 ja kokosi aiemmin hajallaan olleet toiminnot yhteen paikkaan. Samalla taloushallinnon kokonaisuus muuttui selkeämmäksi ja vapaaehtoisten aikaa vapautui muihin tehtäviin.

Kotkan Taitoluistelu ry on vuonna 2013 perustettu seura, jossa luistelee vuosittain lähes sata luistelijaa kolmivuotiaista aikuisiin. Seura tunnetaan vahvasta seurahengestä, laadukkaasta valmennuksesta ja siitä, että jokaiselle luistelijalle pyritään tarjoamaan omaan tasoon sopiva ja innostava polku.

Seuran rahastonhoitajana toimiva Oxana Vuorinen tuntee Kotkan Taitoluistelun toiminnan monesta näkökulmasta. Hän aloitti johtokunnan jäsenenä, toimi kuusi vuotta seuran puheenjohtajana ja siirtyi sittemmin vastaamaan seuran talousasioista. Rahastonhoitajana hän huomasi, kuinka paljon aikaa laskutukseen ja maksujen seurantaan kului.

Manuaalinen laskutus kuormitti vapaaehtoisia

Ennen Suomisportin käyttöönottoa seuralla oli käytössään erillinen laskutusjärjestelmä, jossa suuri osa työstä tehtiin manuaalisesti. Jokaiselle jäsenelle lähetettiin kauden alussa jäsenmaksulasku, minkä lisäksi kuukausimaksu laskutettiin erikseen joka kuukausi. Kaikki laskutukseen liittyvä työ tehtiin vapaaehtoisvoimin.

– Taloushallinnon vastuu oli kasautunut liikaa yhden ihmisen harteille. Aloimme jakaa tehtäviä kahden henkilön kesken, mutta kokonaisuus oli edelleen työläs ja aikaa vievä, Vuorinen kertoo.
Seurassa alettiinkin etsiä ratkaisua, joka vähentäisi käsin tehtävää työtä ja selkeyttäisi maksujen hallintaa.

Maksut ja jäsenhallinta samaan paikkaan

Kun taitoluistelun luistelupassit siirtyivät Suomisportiin, seurassa kiinnostuttiin palvelun muistakin mahdollisuuksista. Vuorinen otti yhteyttä Suomisportiin ja pyysi kattavan esittelyn järjestelmästä. Esittely osoitti, että jäsenrekisteri, ilmoittautumiset ja maksut voitaisiin hoitaa samassa palvelussa ja samalla vähentää kuukausittain käsin tehtävää työtä.

Valintaan vaikutti myös Suomisportin yhteensopivuus taloushallinnon järjestelmien kanssa. Kotkan Taitoluistelu uudisti samaan aikaan taloushallintoaan ja otti käyttöön Procountorin. Yhdessä järjestelmät muodostavat aiempaa selkeämmän ja yhtenäisemmän kokonaisuuden.

– Suomisportin käyttöönotto oli sekä toiminnallinen että strateginen päätös. Sen avulla pystyimme keventämään vapaaehtoisten kuormitusta, yhtenäistämään taloushallintoa ja tuomaan seuralle modernin, luotettavan ja selkeästi hallittavan järjestelmän, Vuorinen toteaa.

Maksujen seuranta helpottui ja aikaa vapautui

Nykyään Kotkan Taitoluistelun kuukausi-, jäsen-, leiri- ja tehopäivämaksut hoidetaan Suomisportissa. Maksut voidaan määrittää järjestelmään etukäteen koko kaudelle.

Ajantasainen maksutilanne näkyy suoraan Suomisportista. Kun seuraan liittyy uusi jäsen, hänet voidaan liittää jäsenrekisteriin ja hänelle määrittää tarvittava maksu heti. Automaattiset maksumuistutukset vähentävät unohtuneita maksuja ja vapaaehtoisten tarvetta seurata niitä käsin.

Luistelijoiden perheet tyytyväisiä Suomisporttiin

Suomisportissa maksut voi hoitaa puhelimella ja käytössä on useita eri maksutapoja. Samasta palvelusta löytyvät jäsenyyteen, maksuihin, ilmoittautumisiin ja lisensseihin liittyvät tiedot, mikä tekee perheiden asioinnista aiempaa selkeämpää. Käyttöönoton alussa perheitä neuvottiin palvelun käytössä, minkä jälkeen Suomisportin käyttö on sujunut jouhevasti.