Hos Esport Oilers har den dagliga verksamheten länge varit beroende av flera olika system. I Finlands största innebandyförening har det tagit tid att få ordning på helheten – både för föreningen och för medlemmarna.
– Vi har en stor förening med många rörliga delar. Vid ett visst tillfälle var vi tvungna att stanna upp och fundera över hur vi kunde förenkla förvaltningen av föreningen, berättar verksamhetschefen Henry Arrhenius.
Valet föll på Suomisport, dit Esport Oilers nu flyttar sin medlemsadministration, sina lag och övriga verksamheter.
En översikt räcker – vardagen blir enklare för medlemmen
Förändringen märks framför allt i vardagen. Innebandyförbundets spelpass har redan funnits på Suomisport, och nu integreras föreningens övriga verksamhet på ett naturligt sätt i samma tjänst.
Framöver kommer spelare, idrottsutövare och deras vårdnadshavare att kunna hitta all viktig information på ett och samma ställe: spelpass, föreningsavgifter, anmälningar och lagets dagliga verksamhet.
Suomisport-appen underlättar vardagen: evenemang läggs till i kalendern, föreningens viktiga meddelanden går snabbt att hitta och automatiska påminnelser informerar om kommande händelser. Betalningar sköts smidigt direkt i appen.
– Vi ville att medlemmarna inte skulle behöva fundera på var de olika uppgifterna finns. När allt finns på ett och samma ställe kan vi bara säga: ”Kolla på Suomisport”. Det underlättar vardagen för medlemmarna, förklarar Arrhenius.
Detta underlättar särskilt för familjer där flera barn är aktiva inom föreningen.
– När alla barnens fritidsaktiviteter syns på samma konto blir vardagen betydligt enklare.
Mer tid för det väsentliga för föreningen
Även ur föreningens perspektiv är förändringen betydande. När medlemsregistret, avgifterna, grupperna och kommunikationen finns samlade i en och samma tjänst blir det dagliga arbetet smidigare.
I praktiken innebär detta att lagledare och föreningspersonal får mer tid över, eftersom de slipper manuellt arbete och underhåll av separata system.
– För oss handlar det inte bara om ett systembyte, utan om ett sätt att utveckla hela föreningens verksamhet. När grunderna fungerar kan vi bättre fokusera på det som är viktigast.
Ett beslut – en modell
Förändringen inom Oilers kom inte av en slump. Bakom den låg ett behov av att utveckla medlemsservicen och den interna kommunikationen inom föreningen för att möta vardagen i en stor och växande klubb.
När man använder flera olika system uppstår lätt dubbelarbete, fel och onödig arbetsbelastning. En modell med en enda tjänst skapar tydlighet – både för föreningen och för medlemmarna.
Arrhenius ser Suomisport som en tjänst som ständigt utvecklas utifrån föreningarnas behov. Detta stöder även Esport Oilers framtida behov.
Men i slutändan handlar det om en enkel sak: när vardagen fungerar blir det mer tid över för att stödja lagen och utveckla en högkvalitativ fritidsverksamhet. Arrhenius uppmuntrar även andra innebandyföreningar att genomföra förändringar.
Bilder i artikeln: Akseli Uppala