Helsingin Kisa-Veikot (HKV) on lähes 120-vuotias, 2 000 jäsenen yleisurheiluseura, jolla on vahvat perinteet niin harraste- kuin kilpaurheilussa. Kolmasosa seuran jäsenistä on lapsia ja nuoria, ja seura onkin saanut Tähtiseura-tunnuksen lasten ja nuorten osa-alueesta. Kasvavan ja aktiivisen seurayhteisön pyörittäminen vaatii selkeitä rakenteita, toimivia työkaluja ja ennen kaikkea ajantasaisen kokonaiskuvan arjesta.

Suomisport toi arkeen selkeyttä

Ennen Suomisportin käyttöönottoa Kisa-Veikkojen arjessa riitti koordinoitavaa. Harjoitusryhmiä oli paljon, ja osallistujamäärien seuraaminen, viestintä sekä maksujen hallinta vaativat paljon erillisiä toimenpiteitä. Syksyllä 2021 seura päätti keskittää toimintansa yhdelle alustalle.

– Halusimme päivittää käytäntömme ja siirtää seuran arjen hallinnan yhteen paikkaan. Olimme yksimielisiä siitä, että Suomisport tuo konkreettista hyötyä toimintaamme, kertoo seuran nuorisopäällikkö Otto Raja-aho.

Yksi merkittävimmistä eduista on ollut harjoitusryhmien hallinta. Suomisportin avulla seura pysyy helposti ajan tasalla siitä, kuinka moni osallistuu eri harjoituksiin. Tämä mahdollistaa suunnittelun: jos osallistujia on poikkeuksellisen paljon, voidaan ohjaajaresurssia lisätä ajoissa.

Viestintä yhdestä paikasta

Toinen arkea helpottava ominaisuus on viestintä. Harjoitusmuutokset, ajankohtaiset tiedotteet ja muistutukset lähtevät Suomisportista suoraan pienille ryhmille tai koko jäsenistölle – ilman sähköpostilistoja tai ylimääräisiä järjestelmiä.

– Kaikki tapahtuu yhdellä alustalla, ja se on säästänyt merkittävästi aikaa, Raja-aho tiivistää.

Perheet kiittävät

Suomisportin hyödyt eivät rajoitu vain seuran päätoimisiin ja muihin taustatekijöihin. Myös lasten vanhemmat ovat kokeneet Suomisportin arkea helpottavaksi.

– Kaikki kolme lastani yleisurheilevat Kisa-Veikoissa. On todella kätevää hoitaa maksut ja ilmoittautumiset yhdestä paikasta. Harjoituksiin ilmoittaminen käy yhdellä painalluksella, ja viestit valmentajilta tavoittavat heti, kertoo vanhempi Mari Ikäläinen.

Katse tulevaan

Suomisport on tullut jäädäkseen Kisa-Veikkojen arkeen. Seura on ottanut käyttöön ryhmien harjoitustapahtumien luomisen, osallistumis- ja läsnäolomerkinnät sekä kausimaksujen hallinnan – ja hyödyntää alustaa aktiivisesti yhä laajemmin.

Yhtenäinen toimintalogiikka tekee arjesta sujuvampaa niin seuratoimijoille kuin perheille.

HKV:n parhaat vinkit harjoitusryhmien hallintaan

1. Luo kaikki seuran ryhmät ja kutsu ohjaajat sekä valmentajat mukaan ryhmiin.
2. Lisää ryhmille harjoitukset ja tapahtumat koko kaudeksi kerralla. Poista esimerkiksi loma-aikaiset harjoitukset.
3. Markkinoi ryhmää kauden aluksi Ilmoittautumissivu-toiminnolla ja Sporttihaulla.
4. Ota käyttöön Suomisport-mobiilisovellus ja ryhmien osallistumismerkinnät.
5. Luo ja hallinnoi osallistujille kausimaksut ja viesti toiminnasta suoraan Suomisport-sovellukseen!