Asiakas- ja markkinointirekisteri, tietosuojaseloste

Päivitetty 10.3.2025

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Suomen Olympiakomitea ry
Osoite: Valimotie 10, 00380 Helsinki

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Carita Riutta, suomisport@olympiakomitea.fi
Osoite: Valimotie 10, 00380 Helsinki

3. Rekisterin nimi

Suomen Olympiakomitean palveluiden ja tapahtumien asiakas- ja markkinointirekisteri

4. Rekisterin pitämisen peruste

Suomen Olympiakomitean tarjoaa monenlaisia tapahtumia, palveluita, sisältöjä ja asiakaspalvelua urheiluyhteisöön kuuluville harrastajille, urheilijoille, vanhemmille, valmentajille, urheiluseuroille, lajiliitoille ja muihin organisaatioille.

  • palveluiden ja tapahtumien markkinointiviestintä
  • palveluiden ja tapahtumien käyttöönotto ja järjestäminen
  • palveluiden ja tapahtumien asiakkuussuhteiden ylläpito ja hoito
  • asiakaspalvelutilanteiden hoito ja ratkaisu
  • palveluiden väärinkäytöstä estäminen
  • palveluiden ja tapahtumien asiakaskokemuksen parantaminen ja kehittäminen
  • opastavien urheiluyhteisöä koskettavien sisältöjen jako, esimerkiksi oppaiden muodossa
  • toiminnan ja palveluiden kehittäminen, esimerkiksi kyselyiden lähetys
  • palkintojen lähettäminen palvelun tai tapahtumien tyytyväisyyskyselyihin vastanneille tai arvonnassa voittaneille

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käytetään seuraavasti:

  • palvelujen ja tapahtumien markkinointiviestintään sähköpostitse ja puhelimitse
  • tapahtuma-, asiakkuus-, sopimus- ja jäsenyyspohjaisten uutiskirjeiden lähetykseen
  • eri asiakaspalvelutilanteissa viestimiseen ja niiden
  • palveluiden tilauksessa, esim. Suomisport-palvelun tilauksen tai palvelun ajanvarauksen toteuttamisessa

6. Kerättävä tiedot

Rekisteri sisältää seuraavia tietoja:

  • Rekisteröidyn nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, organisaatio (urheiluseura, lajiliitto, muu organisaatio), jota henkilö mahdollisesti edustaa ja rekisteröidyn rooli organisaatiossa.
  • Tapahtumamarkkinointia ja -järjestämistä varten rekisteri sisältää myös mahdollisia tapahtumajärjestämiseen liittyviä oleellisia tietoja kuten syntymäaika-, ruoka-aineallergia- ja majoitustietoja.

7. Rekisterin tietojen keräämisen tavat

Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään Suomen Olympiakomitean verkkosivustojen kautta, sähköpostitse, puhelimitse, verkkosivujen lomakkeilla tai palautuskorteilla. Henkilötietoja kerätään myös asiakaspalvelun ja palvelun käyttöönottoa tukevissa palveluissa (esim. Freshdesk-palvelu ja Microsoft Bookings).

Tiedot voidaan antaa tai kerätä myös käytettäessä rekisterinpitäjän olemassa olevia palveluita (esim. Suomisport) tai muita tapahtumajärjestämiseen käytettäviä palveluita. Suomisport-palveluun kerääntyvien henkilötietojen kohdalla noudamme myös yleistä Suomisportin tietosuojaselostetta.

8. Henkilötietojen käsittely ja käyttö

TIETOJEN SÄILYTTÄMISAIKA

Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen kohdassa 5 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

Tiedot poistetaan kahden vuoden päästä rekisteristä, jollei rekisteröity ole enää vuorovaikutuksessa asiakaspalvelun, markkinointisisältöjen tai tapahtumien kanssa. Henkilö voi aina pyytää omien tietojensa poistoa aiemmin.

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELIJÄT

Ainoastaan nimetyt Suomen Olympiakomitean työntekijät käsittelevät henkilötietoja tässä selosteessa kuvattuihin käyttötarkoituksiin.

TIETOJEN VÄLITTYMINEN

Tietoja ei luovuteta eteenpäin, ne jäävät ainoastaan rekisterinpitäjälle. Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.

Tapauksissa, joissa rekisterinpitäjän tapahtumissa saattaa olla ulkopuolinen järjestäjäkumppani, voi rekisterinpitäjä luovuttaa osallistujatiedot kumppanin käyttöön. – esim. allergia- tai majoitustiedot ravintola- tai majoituskumppanille.

Markkinoinnillisissa ja opastavissa sisällöissä, jotka rekisterinpitäjä on toteuttanut yhteistyössä kolmannen osapuolen kanssa, rekisterinpitäjä kysyy aina erikseen, saako henkilötiedot luovuttaa kolmannelle osapuolelle kuten Suomen Olympiakomitean kumppanille.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet ja rekisteröidyn oikeudet

Rekisteriä ei säilytetä manuaalisesti. Tiedot on tallennettu sähköisesti ja ne on suojattu asianmukaisesti, eikä niihin pääse käsiksi kuin Suomen Olympiakomitean nimetyt henkilöt. Nimetyt henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan hyviä tietoturva- ja tietosuoja käytänteitä.

Rekisteristä on aina mahdollista poistua ja tietoja on mahdollista päivittää ilmoittamalla siitä rekisterin ylläpitäjälle. Uutiskirjeviestinnästä voi poistua kätevästi klikkaamalla ”poistu postituslistalta” tai ”unubscribe” -linkkiä.

10. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Rekisterinpitäjä pidättää itsellään oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä rekisteröidyille. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.