Elo–syyskuun vaihde on urheiluseuroille kiireistä aikaa. Perheet etsivät harrastuksia, uudet harrastajat aloittavat ja ryhmät rakentuvat. Onko seuranne valmis? Tämän blogin 15 kohdan listalla varmistatte, että arki lähtee sujuvasti käyntiin.

Hallinto ja urheilutoiminta

Kausisuunnitelma ja vuosikello – Tehkää kausisuunnitelma, joka sisältää kauden tavoitteet ja tärkeimmät tapahtumat. Luokaa kaudesta vuosikello, joka on koko seuran toimihenkilöiden nähtävillä.

Lisenssit, pelipassit ja vakuutukset – Varmistakaa, että kaikilla urheilijoilla ja valmentajilla on voimassa olevat lajin lisenssit, pelipassit ja vakuutukset. Infoa jäsenistöä seuran lisenssien ja pelipassien ostokäytänteistä.

Seuran talous – Päivittäkää budjetti ja varmistakaa, että jäsenmaksut, kausimaksut, yhteistyökumppanisopimukset ja muut rahoituskanavat ovat ajan tasalla. Varmistakaa myös deadlinet eri avustuksille ja tilavarauksille.

Vastuuhenkilöt – Tarkistakaa, kontaktoikaa ja tarvittaessa rekrytoikaa vastaavat henkilöt valmennus-, viestintä-, varuste- ja tapahtumasektoreille.

Urheilijat, harrastajat ja jäsenet

Ilmoittautumiset – Varmistakaa, että kaikki uudet ja vanhat jäsenet ovat rekisteröityneet jäsenpalvelun kautta jäseniksi ja osallistujiksi sekä maksaneet edellisen kauden maksunsa. Poistakaa mahdolliset lopettaneet ja tarjotkaa heille jatkoa toisessa ryhmässä.

Ryhmien ja joukkueiden hallinta – Luokaa ja tarkistakaa oikeat ikäryhmän mukaiset joukkueet ja ryhmät jäsenpalvelussa. Jakakaa vastuut ryhmien ja joukkueiden tiedottamisesta ja hallinnoinnista joukkueenjohtajille ja valmentajille.

Tervetulotilaisuus / kauden aloitustilaisuus – Järjestäkää kauden aloitustilaisuus uusille ja jo mukana oleville jäsenille.

Valmennus ja harjoittelu

Valmentajien ja ohjaajien osaaminen – Varmistakaa, että valmentajilla on tarvittavat koulutukset ja lisenssit. Kannustakaa seuran valmentajia käymään esimerkiksi Vastuullinen valmentaja –koulutus.

Harjoitusvälineet – Tarkistakaa, että kaikki tarvittavat varusteet ja välineet ovat kunnossa ja saatavilla.

Viestintä ja yhteisöllisyys

Jäsenviestintä – Tiedottakaa jäseniä kauden aloituksesta, harjoitusajoista ja muista tärkeistä asioista (sähköposti, WhatsApp, some, seuran verkkosivut).

Ryhmäkohtainen viestintä – Jakakaa vastuut arjen viestinnästä harjoitusryhmien ja joukkueiden vetäjille.

Seurakulttuuri ja yhteishenki – Suunnitelkaa vanhemmille ja seurayhteisölle myös muita kuin urheilutapahtumia, jotta seurakulttuuri ja yhteishenki kasvavat.

Kilpailut ja tapahtumat

Kilpailu- ja turnauskalenteri – Ilmoittakaa urheilijat tuleviin kilpailuihin ja turnauksiin ja varmistakaa osallistumiskäytännöt, sekä mukaan lähtevät vanhemmat ja huoltajat.

Leirit ja tapahtumat – Suunnitelkaa kauden aikana järjestettävät leirit, turnaukset ja muut tapahtumat.

Vapaaehtoisten rekrytointi – Varmistakaa, että talkoolaiset ja vapaaehtoiset on rekrytoitu ja että he tietävät koko kauden tapahtumat.