Helpottaisiko treenien suunnittelua, jos tietäisit jo etukäteen, ketkä ovat tulossa paikalle? Yhdellä työkalulla voit vähentää viestitulvaa, suunnitella harjoitukset paremmin ja saada luotettavaa tietoa seuran päätösten tueksi. Tässä blogissa kerromme neljä syytä seurallenne, miksi treenikalenterin ja läsnäolomerkintöjen käyttö kannattaa.
Neljä hyötyä osallistuja- ja läsnäolomerkintöjen keräämisestä
- Osallistujat sitoutuvat ryhmän/joukkueen toimintaan paremmin
Ryhmän tai joukkueen yhteinen treenikalenteri ilmoittautumismerkintöineen sitouttaa osallistujat paremmin toimintaan. Treeneihin on aina helpompi lähteä, kun on kertonut tulevansa. Treenikalenterista voi myös katsoa, keitä muita kavereita on tulossa, mikä motivoi erityisesti lapsia ja nuoria toimintaan. Kaverit ovat tutkitusti yksi tärkeimmistä syistä, miksi treeneihin osallistutaan, joten tällä tavalla lisäätte myös seuranne vetovoimaa harrastajille.
Vinkki: Lisätkää kauden treenit ja muut tapahtumat kalenteriin heti kauden alussa, jotta osallistujat perheineen voivat huomioida ne paremmin muita menoja suunnitellessaan.
- Harjoitusten suunnittelu ja resurssointi helpottuu
Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty! Kun tiedät etukäteen, ketkä ryhmästä/joukkueesta harjoituksiin osallistuvat, on helpompi suunnitella harjoitteet, varata mukaan riittävästi välineitä ja kutsua mukaan oikea määrä apuvalmentajia ja huoltajia varmistamaan sujuva ja turvallinen treeni kaikille. Laadukas ja turvallinen harjoitus on aina hyvin suunniteltu ja se näkyy osallistujien tyytyväisyydessä.
Vinkki: Lisätkää ilmoittautumisaika harjoituksille tai tapahtumille, joiden suunnittelu tai resurssointi vaatii valmisteluaikaa.
- Viestinnän tarve ja viestitulva vähenee
Sähköposti, WhatsApp-ryhmät, some ja muut kanavat täyttyvät helposti viesteistä, jotka hukkuvat tai jäävät lukematta. Arjen treeni- tai muu asia saattaa jopa ehtiä muuttua ennen viestin vastaanottamista. Siksi aikataulut, harjoituspaikkatiedot, infot ja ilmoittautumiset kannattaa keskittää treenikalenteriin. Turhilta viesteiltä vältytään, kun vanhemmat voivat tarkistaa kalenterista tiedot harjoituksista ja ilmoittaa nuoren poissaolosta. Kun jokaisesta treeniin tulemisesta tai poissaolosta ei tarvitse viestiä erikseen, vähenee viestitulva.
Vinkki: Sopikaa kauden alussa yhteiset pelisäännöt treenikalenterin käytölle – miten ja milloin harjoituksista infotaan, miten niihin ilmoittaudutaan ja miten poissaolot merkitään.
- Luotettavasta tiedosta apua seuran toiminnan johtamiseen
Kun ilmoittautumiset ja läsnäolot on kauden aikana kirjattu järjestelmällisesti, seuranne saa käyttöönsä tarkkaa ja ajantasaista tietoa. Faktoihin perustuva raportointi ja tulevaisuuden suunnittelu ovat huomattavasti luotettavammalla pohjalla ja tukevat parempien päätösten tekemistä. Luotettavaa dataa tarvitaan myös erilaisiin tuki- ja avustushakemuksiin – aloittakaa siis sen kerääminen jo tänään!
Vinkki: Kirjatkaa läsnäolijat heti treenin alkaessa tai päättyessä suoraan kalenteriin. Näin tieto tallentuu varmasti ilman, että täytyy turvautua muistiin tai erillisiin muistilappuihin.
Helpota treeniarkea ja tuo päätöksentekoon faktaa
Treenikalenteri ja läsnäolomerkinnät tuovat järjestelmällisyyttä, säästävät aikaa ja antavat luotettavaa tietoa niin valmentajille kuin seuran johdolle. Ota työkalut käyttöön ja huomaat hyödyt jo ensimmäisistä treeneistä lähtien.
Tutustu myös
Lue miten Helsingin Kisa-Veikot hallitsee harjoitusryhmiään Suomisportilla.