Kalevan Kisat ovat yleisurheilukesän suurin huipentuma. Tänä vuonna kilpailut järjestetään yhteistyössä espoolaisten yleisurheiluseurojen Esbo IF:n ja Espoon Tapioiden, Espoon kaupungin sekä Suomen Urheiluliiton kanssa.
Tapahtuma kokoaa Espoon Leppävaaraan noin 800 urheilijaa ja valmentajaa 1.–3.8.2025, kun kilpailuissa ratkotaan 40 lajin suomenmestaruudet.
Vapaaehtoiset yleisurheilun suurtapahtumien kantava voima
Yleisurheilun suurtapahtumien järjestäminen edellyttää paljon vapaaehtoisia. Espooseen tarvitaan 300–400 henkilöä monenlaisiin mielenkiintoisiin tehtäviin. Yli 200 henkilöä on jo ilmoittautunut mukaan.
– Meillä on jo kokemusta Suomisportista alle 23-vuotiaiden yleisurheilun EM-kilpailujen vapaaehtoishaun järjestämisessä. Otimme kyseisistä kisoista opit talteen ja rakensimme vapaaehtoishaun Suomisportiin näiden oppien perusteella, kertoo Kalevan Kisojen vapaaehtoisvastaava Reetta Montonen.
Kalevan Kisat -kisaorganisaatio luotiin hyödyntäen Suomisportin ryhmien ja joukkueiden toimintoja. Kisaorganisaatio luotiin Esbo IF:n emoseuratilin alle omaksi jaostokseen, jolloin kisaorganisaatio pysyy erillään seuran muusta toiminnasta, ja henkilötiedot näkyvät tässä tapauksessa vain oikeille kisaorganisaatioiden henkilöille.
– Vapaaehtoisia on tyypillisesti yleisurheilutapahtumissa paljon. Loimme Suomisportiin yhteensä lähes 20 eri vapaaehtoisryhmää, joihin henkilöt voivat ilmoittautua, jatkaa Montonen.
Tietoturvaan panostetaan
– Suuri kisaorganisaatio satoine vapaaehtoisineen tarkoittaa myös valtavaa määrää henkilötietoja, joiden turvallisesta käsittelystä olemme vastuussa. Meille on ensiarvoisen tärkeää järjestää tapahtumat aina vastuullisesti ja tietoturvamääräyksiä noudattaen, kertoo kilpailujen pääsihteeri Harri Lammi.
– Olemme valinneet yhteistyökumppaniksi Suomisportin, sillä voimme luottaa palvelun täyttävän kaikki tietoturvavaatimukset. Pääosin vapaaehtoisvoimin toteutettavassa tapahtumassa onnistumisen edellytyksenä on järjestelmä, joka toimii varmasti ja luotettavasti, taustoittaa Lammi.
Kalevan Kisojen kisaorganisaation vinkit onnistuneeseen vapaaehtoishakuun
- Ole ajoissa: vapaaehtoistyö tarjoaa paljon hyviä kokemuksia, mutta ole ajoissa, ihmisten aika on nykyään kortilla. Kalevan Kisat avasivat vapaaehtoishaun yli yhdeksän kuukautta ennen tapahtumaa.
- Kuvaa vapaaehtoistehtävät selkeästi: vapaaehtoisen on helpompi lähteä mukaan toimintaan, kun tehtäväkuvat on selkeästi avattu.
- Tarjoa konkreettisia etuja: vaikka vapaaehtoiset eivät saa palkkaa, on tärkeää kertoa mitä vapaaehtoinen tehtävästään saavat. Ainutlaatuiset kokemukset, ruokailut ja tapahtumavarusteet voivat olla iso motivaattori.
- Tee mukaan lähteminen helpoksi: kerro miten mukaan pääsee ja miten ilmoittaudutaan!